教学文件材料的归档时间，与教学档案年度的划分有严格的对应关系。按照《普通高校档案管理办法》归档时间的要求：各教学部门和能按学年归档的部门，应在次学年度寒假前归档。
    教学文件材料的形成，是以教学年度或学制年度为周期的，因此，教学文件材料的立卷归档时间，以选在每年11月前后为宜。因为在11月份，上一教学年度或学制年度已结束约两个月，立卷准备工作已基本就绪，而开学准备及期末考试等紧张工作时期又已过去或尚未到来，整个学校工作相对来说，处于较为“清闲”的阶段。档案管理部门应利用这个良机，组织各部门进行立卷归档工作。
    为在11月份内做好教学文件材料的立卷归档工作，应于每年7月份前拟订好积累新学年文件的“案卷类目”并进行立卷归档的宣传、组织及物质准备工作，以便学年末了能圆满而顺利地完成立卷归档工作。