在制成档案文件材料时不能用铅笔、红墨水、纯兰墨水、圆珠笔、复写纸等不耐久的笔墨材料来书写文件，因为他们书写的字迹材料不耐久，如在实际工作中确实形成了不耐久的档案,就需要采用加固技术来提高档案制成材料的耐久性，这样会在人力、物力上造成很大的浪费。
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