被转发的上级来文应归入本机关卷中。

    关于这个问题，曾经有截然不同的两种看法，一种是应归入上级机关卷中，另一种是应归入本机关卷中。我们的意见是支持后者。根据《机关档案工作业务建设规范》的要求，归档时"应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿┈┈转发文件与原件┈┈分别立在一起，不得分开。" 本单位转发上级机关的文件时，形成的材料包括本单位的转发通知印件及定稿、上级机关文件的翻印件及其原件。立卷时，这些材料可作为一份文件归入本机关卷中，排列顺序为，本单位的转发通知印件--上级机关文件的翻印件--本单位的转发通知的定稿（亦即领导已签发过的底稿）--上级机关文件的原件。在这里，上级机关文件的原件被视为翻印件的底稿。

    这种做法，一是便于保证文件的齐全完整，如果将上级来文的原件单独抽出归到上级机关卷中，就破坏了一份转发文件的完整性，有悖于文书立卷的原则；二是符合文件本身的形成规律，一个单位在转发上级文件时，一般由承办人根据上级来文的内容，拟制一份转发通知，连同上级来文报请有关领导审核，领导签发后，承办人便依据原文进行翻印、封发。这样，文件的处理程序完毕后，自然形成了转发件与原件在一起的情况。在立卷时，如果人为地将上级来文原件抽出归到上级机关卷中，违背了文件本身的形成规律，割裂了文件之间的有机联系，也不符合文书立卷原则。

    持第一种意见的同志担心，上述做法会给上级文件的检索带来一定困难。因为一个单位对于上级来文，不一定全部转发，如果上级来文有的归在上级卷中，有的归在本机关卷中，可能影响到检索效率。事实上，任何一种整理方法有利即有弊，选择时是保持文件的有机联系还是考虑检索，我认为应取利大于弊，以反映档案的本质特征为主。检索问题则可以通过其他途径，如编制文号索引等方法加以解决。尤其是在计算机管理日益普及的今天，任意快捷地检索已不成其为问题了。所以，被本单位转发的上级机关文件的原件，组卷时应归入本机关卷中。