案卷题名即案卷的标题,一个好的案卷标题必须名实相符,应能准确地揭示出卷内文件材料的内容与成份,为查找利用档案提供线索。要拟定好案卷题名:
一要深入研究案卷内容,分析并掌握卷内文件的主要问题;
二要有一定的概括能力,把案卷的内容通过简洁的文字表达出来,在掌握好以上两点的基础上还必须了解案卷题名的结构,以问题为主体的案卷题名一般结构由“责任者+问题+名称(文种)”构成。 责任者即文件形成者,一般以责任者的级别依次列出3-4个。 其次是卷内文件所反映的问题的拟定,问题拟定要准确,要能全面概括出卷内文件的内容。既不能一一罗列,又不能过于笼统,可参考类目名称概括文件内容。 最后是文件名称的拟定,对卷内文件名称较少的可以直接标出,对于卷内文件名称较多的案卷,可不一一列出,
一是列出三至四个重要文件的文种,
二是含义相近的文种只需标出一种即可,如计划、要点、规划等只需标计划。
拟定案卷题名要注意以下几点:
一是要避免题名过长,变为卷内文件标题的、堆砌,题名一般不超过五十字.
二是题名要能揭示出卷内文件内容。
三是防止结构零乱或残缺,责任者、问题、文种都要分开拟定。四是案卷题名拟好后要反复推敲,发现存在问题及时纠正,经核对无误再抄写到封面上。
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