单位文书档案是以年度为单位组织案卷的，有必要区分收集来的文件材料的所属年度，在区分文件材料的年度时应注意以下几点：
    一般文件应放在文件材料形成的那一年组卷，文件的形成时间以文件的签发、批准通过的时间为准；文件的形成时间所在年度与文件内容针对的年度不一致时，应在文件内容针对的年度立卷，如工作计划、总结、年度计划报表、表彰先进的文件等；跨年度的请示和批复，来文与复文不能分开立卷。本机关的请示可以放入收到批复的年度归档，本机关的批复可按复文时间立卷归档，请示与批复时间跨度太大无法同时立卷的可在备考表中相互注明；跨年度的计划放在内容针对的第一年立卷；跨年度的总结放在其内容针对的最后一年立卷；跨年度的会议材料放在会议开幕年立卷；跨年度的案件材料放在结案年度立卷。