客户单位已有标准的，按客户单位的标准著录。客户单位没有标准的，一律采用下列标准著录：

    1、题名：按照原文著录，原文件没有题名或虽有题名但没有实质内容（如"签报"、"报告"之类）的，可根据文件内容自拟。自拟的题名应简练、明确，准确概括文件的内容、文种等关键要素。题名中的年代一律用阿拉伯数字 ；

    2、责任者：按原文著录。责任者用简称的，必须使用通用简称。如"中国共产党中央委员会"简称"中共中央"，"中华人民共和国建设部"简称"建设部"，不得使用"本部"、"本司"、"本厅"等。责任者较多的，著录数量由客户单位确定。著录多个责任者时，责任者与责任者之间要空一格（半角）。领导讲话的责任者录领导人姓名，期刊杂志的责任者录办刊单位，期刊内文章的责任者录文章作者，期刊内政策法规的责任者录发文单位；没有责任者的，考证清楚后据实填写；

    3、文号：按原文字和符号著录；

    4、密级：一般按原文形成时所定密级著录，对于已经升、降、解密的，应著录新密级；

    5、发文日期：一般文件如通知、报告、批复等录文件的发文时间，决定、决议、规定录通过时间或发布时间，合同、协议录签署时间，报表、计划为编制时间，工程设计图纸为设计时间，工程竣工图为编制完成时间，领导讲话按标明的讲话时间著录，期刊杂志按发刊日期著录，会议记录著会议时间，会议纪要著纪要成文时间。没有发文日期的可以考证一个最精确的日期。文件日期以8位阿拉伯数字标注，如20000708；

    6、保管期限：按案卷组成时标明的保管期限著录，对已经更改的，应著录新的保管期限；

    7、主题词：按文件标明的主题词著录。原文件没有标明的可不予著录。