所谓档案数字化，是指利用扫描仪等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁盘、磁带、光盘等数字载体上并能被计算机处理的图像或文本的过程。其基本的原则是使档案信息资源得到共享并能准确、方便、快捷地提供利用。
（1）提高效率，降低利用成本。
      数字化档案项目完成后，社会公众就能通过网络查询档案的电子文档数据信息，避免了传统档案利用方法对档案资料实体的多次调用所造成的大量时间浪费和重复劳动现象，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本。
（2）最大限度地保证档案的安全。
      传统的档案保存方式一直采用纸张保存和目录管理，不仅占用了大量的库存空间，而且利用时需到库房直接调用档案原件，管理成本高，档案易受损。实现档案数字化管理，可以通过权限控制直接在网上查阅打印，减少了对库存档案原件的调阅次数，降低了库存档案的老化速度，解决了档案反复利用和档案保管的矛盾，从而可以最大限度地对库存档案进行有效的保管和保护，确保档案实体的安全。
（3）符合档案事业的整体发展要求。
      库存档案实现数字化、电子化管理，既是各级档案管理部门贯彻科学发展观，实施国家档案事业“十一五”规划的大事，又是促进档案管理信息化、现代化的具体举措；是实际工作的需要，也是一项利国利民具有重要意义的事情。数字化项目完成后，不仅档案管理和利用手段实现了现代化，档案利用效率和所发挥的作用显著提高，还可以显著提升单位形象，符合科学化、规范化、网络化、信息化的整体发展要求。