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一、档案数字化加工的意义
所谓档案数字化，是指利用扫描仪等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁盘、磁带、光盘等数字载体上并能被计算机处理的图像或文本的过程。其基本的原则是使档案信息资源得到共享并能准确、方便、快捷地提供利用。
（1）提高效率，降低利用成本。
数字化档案项目完成后，社会公众就能通过网络查询档案的电子文档数据信息，避免了传统档案利用方法对档案资料实体的多次调用所造成的大量时间浪费和重复劳动现象，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本。
（2）最大限度地保证档案的安全。
传统的档案保存方式一直采用纸张保存和目录管理，不仅占用了大量的库存空间，而且利用时需到库房直接调用档案原件，管理成本高，档案易受损。实现档案数字化管理，可以通过权限控制直接在网上查阅打印，减少了对库存档案原件的调阅次数，降低了库存档案的老化速度，解决了档案反复利用和档案保管的矛盾，从而可以最大限度地对库存档案进行有效的保管和保护，确保档案实体的安全。
（3）符合档案事业的整体发展要求。
库存档案实现数字化、电子化管理，既是各级档案管理部门贯彻科学发展观，实施国家档案事业“十一五”规划的大事，又是促进档案管理信息化、现代化的具体举措；是实际工作的需要，也是一项利国利民具有重要意义的事情。数字化项目完成后，不仅档案管理和利用手段实现了现代化，档案利用效率和所发挥的作用显著提高，还可以显著提升单位形象，符合科学化、规范化、网络化、信息化的整体发展要求。
二、档案数字化加工的可行性
1、档案数字化符合国家档案政策
国家档案局在《十五规划》中以规章的形式明确规定了档案数字化工作的发展要求：“加快现有档案的数字化进程，在北京、天津、辽宁、陕西、青岛等地开展档案工作应用数字化和网络化技术的试点”。在这一方针的指导下，很多地方已经开始了档案数字化的理论与实践研究。尤其是对于占档案数量绝大部分的纸质档案，其数字化处理在技术方面已较为成熟，国内已出现了专门从事纸质档案数字化处理的商业性公司。同时，数量较少的音频、视频档案的数字化也已有涉及。档案数字化是档案现代化建设过程中必须要面对和克服的难题，也是一条必经之路，它与加快和推进档案信息化、社会信息化的大背景是相一致的。
2、档案数字化将在技术上得到支持
在计算机技术、网络技术包括其它相关技术蓬勃发展的这几年里，档案数字化将要利用到的，如计算机、服务器、扫描仪、视音频采集卡等硬件设施；以及操作系统、软件编程技术、扫描技术、数据采集技术、局域网技术等软件技术，已经足够满足当前档案数字化处理工作的需要。
3、档案数字化将在经济上得到支持
档案数字化工程是需要耗费一定人力、物力、财力的。目前，完成一个普通中等规模的档案馆全部馆藏档案的数字化可能需要几百万元的资金投入。其中包括购买硬件设备，如计算机、服务器、扫描仪、缩微仪、数码相机等，同时还要购买相关软件，聘请专业技术人员和具体操作维护人员。这样的投入在以前可能是不可想象的，然而我国改革开放和国民经济的发展给这一项目带来了希望。这些年国家对档案部门的财政拨款逐年增加，部分档案馆还划拨了档案现代化建设的专项经费，越来越多的档案馆（室）将拥有实现馆藏档案数字化的实力。
三、档案数字化的选择性原则
档案数字化是一个复杂而又庞大的系统，需要花费不少人力、物力和财力。在我们现有的经济技术条件下，数字化并不是指将所有馆藏档案全部数字化，而是要做出理性的选择。
1、珍贵档案
人们在长期的社会实践中留下了大量的有保存价值的档案，其中一部分是相当珍贵的，而每个档案馆都有自己的珍藏，这些珍藏的“镇馆之宝”是别的任何馆都没有的，这些“馆藏珍宝”应作为数字化的重要组成部分。
2、特色档案
由于档案馆所处的地理位置、专业系统和功能上的不同，每个档案馆都会有自己的馆藏特色，如气象档案馆、水利档案馆等，在数字化时应侧重考虑将本馆的特色馆藏档案进行数字化。这样，从档案馆自身来讲可以创建本馆的品牌档案，为用户提供特色服务，从整体上看也有利于实现全国甚至全球数字化档案信息资源的完整性。
3、高利用率档案
档案馆保管档案的目的是为了提供利用，满足社会大众的需要，因此，使用率高、有较高利用价值的档案应列入数字化的范围。档案馆可以将这些档案的数字化副本代替原件提供利用，这样不仅能更好的保护档案原件，也能在更大范围内发挥档案信息的作用。
所以，在没有能力将所有全部馆藏档案数字化的前提下，馆藏珍宝、利用率高的档案和馆藏特色档案应作为传统档案数字化的首选。
四、档案数字化的基本工作原则
1、安全性原则
安全性是档案数字化过程中时刻要注意的问题。由于前面提到过的档案的原真性以及一些其它原因，安全性对于档案数字化显得尤为重要。
首先要保证档案原件的安全。在数字化过程中可能要对档案进行拆卷扫描、放音放像等处理，每一步都要十分注意对档案原件的保护，不能因为人为的原因造成档案原件的污染、破损、断裂甚至失窃等无法挽回的损失。其次，是要保证档案信息内容的原真性和保密性。档案数字化，改变的仅仅是档案信息的存在形式，而不能改变档案信息本身的内容。在数字化过程中要始终保持数字化后的复制件与原件在内容上的高度一致。“忠于原文”是每个数字化工作人员都要遵守的原则。因此，在对档案数字化时所进行的必要技术处理和文件格式选择等，都要做到最小程度的失真。同时，由于档案信息的开放程度受密级的限制，有些档案信息不宜公开，原则上这些档案不应列入数字化范围，或者应为这些有保密要求的数字化档案加上可靠的保密措施。
2、规范性原则
档案数字化的目的是利用计算机网络这种新型的信息通道，向全国甚至全球提供数字化档案信息。因此在档案数字化时应采用各方统一并认可的规范与标准。在数字化过程中需要考虑：档案数字化后所得到的数字资源是否能得到各种软硬件平台的支持；用于保存与传递这些数字资源的软件是否广泛并容易得到；在音频及视频档案数字化时数模转换是否符合国家或国际标准；元数据是否符合已有的国际标准；今后的硬件、软件和数据迁移是否能保证数字化档案信息的安全；以及能否与图书信息、情报信息及其它文献信息实现一体化利用，做到不同数据仓库之间的“无逢链接”。这些都是档案数字化过程中必须要考虑并遵守的基本条件和要求。只有符合统一的标准，才能真正实现数字化档案信息的网上高效传输，而不至于因为文件存储格式和软硬件平台的不同而造成资源的浪费，同时也有助于确定一个最佳的档案数字化技术方案。如果缺乏统一的标准和规范，档案数字化将会成为阻碍档案信息化、网络化建设的一个重要原因。
3、高效性原则
首先，应在充分研究分析的基础上选择档案数字化最优方案，包括最优化的工作流程，最合理的数字化信息存储格式，以及先进、高效、经济的数字化加工设备等。某一工作步骤上细微的不完善，对于整个数字化工程来说，可能会形成“差之毫厘，谬以千里”的后果，造成人、财、物的浪费。所以优良的数字化加工方案，是影响整个档案数字化工作效率高低的关键。
其次，高效性原则的又一要求是注重档案数字化工作的整体性与协作性。互联网络的诞生给整个社会创造了一个超越时空的虚拟环境，存储在任一网络节点上的数字化档案信息都可以方便的被所有网络用户利用。原先因地域隔阂等原因而不得不重复保管的档案信息在网络环境下将成为冗余。为避免档案信息的重复数字化和数字化工作资源的浪费，保证档案信息的系统与完整，档案数字化工作应特别强调互补协作和系统高效。
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