按照档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》的规定，纸质档案数字化的基本原则是使档 案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社 会对档案利用的需求；数字化对象必须是符合国家档案开放规定以及应永久或定期30年、且 社会利用价值高的档案。对企业而言，档案数字化的基本原则首先是要考虑保证档案的安全 ，不宜在网上利用的档案不应进行数字化加工；其次要区别档案的价值，网上利用价值不高 和利用频率较低的档案也不应进行数字化加工。
企业档案数字化加工除应遵循上述基本原则外，还要考虑以下2个因素：①加工成本， 包括时间成本和费用成本；②档案数字化加工后的实际利用效果，应把着眼点放在最终能 提高档案利用的实效上来。笔者认为应将以下档案列入数字化加工范围。
1.1 管理（文书）类档案
①近20年以内国家、上级机关颁发的本企业需执行的规定、办法、条例、法规、部门规章 、规范性文件；②近20年以内本企业及其直属单位制定的法规政策性文件材料；③召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；④组织机构演变、人事任免等文件材料；⑤表彰先进集体及先进个人文件。
1.2 基建档案
①新建、扩建、改建和技术改造等项目竣工图及竣工技术文件；②地上、地下、管网布置图；③电气线路布置图。
1.3 照片、录音录像、实物档案
①需要永久和定期30年保存的照片、实物、录音、录像档案；②本企业录制的企业新闻、电视台播出本企业的新闻报道；③上级颁发的奖状、奖牌、奖杯、锦旗等荣誉实物。
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