寻准档案数字化建设切入点
——让档案数字化进入理智阶段
摘要本文应当承认，数字档案馆具有强大的功能，是档案馆未来发展的理想模式和必然趋势，但同时也要正视数字档案馆建设的现实状况。数字档案馆建设是一个高技术含量的档案馆建设，需要一系列基础工作的支持，而我们国家在这些基础方面恰恰十分薄弱，因而建设数字档案馆面临诸多艰巨问题是值得引起我们高度的重视。，
关键词：档案数字化 标准化 人才培训
二十一世纪是信息革命的时代。信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。信息技术的高速发展和推广应用，使信息产业成为国民经济中最具有增长活力的部门和重要的支柱产业之一，档案馆作为社会信息资源系统的一个重要组成部分，正面临着数字化时代的战。数字化档案馆是档案馆发展的方向和目标，是档案事业适应时代发展的必然趋势。信息技术广泛应用使档案数字化建设提上了日程，给档案工作带来了新的契机，
信息技术的日新月异也给档案工作带来了新的研究课题——这就是档案数字化建设。档案工作的数字化建设也是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。档案作为一种原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来。面对这种挑战我们档案工作者应积极应对，我们要不断学习科学知识，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。
或许正是因为档案数字化能给档案事业发展带来如此巨大的好处和作用，一时间，国内大大小小的直辖市、省会城市乃至很多县级档案馆都纷纷扛起档案数字化建设的大旗，档案冠以“数字”二字，然后铿锵有力地喊出喊出来当作热门口号不绝于耳。
然而，这些所谓的档案数字化却有很多是仅仅停留在了喊口号、大而空的形式面上，更有很多存在因数字化高高在上而难以落到实际的问题。如果从实用性上审视，很多城市的档案数字化建设都还很不理想，甚至是走进了误区。
笔者无意对档案数字化泼冷水，只想说明一下目前档案数字化建设的实际状况和面临的诸多难题，使更多的档案界同仁对它有清醒的认识。应当承认，档案数字化具有强大的功能，是档案馆未来发展的理想模式和必然趋势，但同时也要正视档案数字建设的现实状况。但由于众多的原因，纵观目前正在建设中的所谓的“数字化档案馆”，都或多或少地存在一些局限，各个档案馆的计算机管理档案大多还只处于部份档案的计算机检索，统计等方面，计算机这一先进技术在档案馆工作中并没有发挥其应有的作用和价值。档案工作中的老大难问题----社会提出的档案利用需求与档案馆所能提供的档案信息、利用方式之间的矛盾一直难以解决，更谈不上建设数字化档案馆，也只是具备了数字档案馆的部分功能，仅仅是档案数字化的雏形，还不能算是真正意义上的档案数字化。
档案数字化建设是一个高技术含量的档案馆建设，需要一系列基础工作的支持，而我们国家在这些基础方面恰恰十分薄弱，因而建设档案数字化面临诸多艰巨问题，笔者从经常遇到的几个问题将其归纳阐述个人的一些看法。
（一） 推进的档案数字化的整体运行模式
我认为当前尚缺乏科学、实用的档案数字化建设的总体框架和适合不同类型档案使用的建设与运行模式。在推进档案数字化建设的整体运行模式过程中主要存在两个问题：首先，全局的工作缺乏有效的规划，导致重复建设，甚至各方面的工作不能协调起来，造成很大的浪费，各部门建成的系统连接不起来，笔者以为这是目前档案数字化建设中存在的最大问题。部门之间缺乏协调，各个单位都在开始信息化，各部门、各行业也都在信息化，但不能连接起来发挥综合效应。
实际上，这主要是靠政府去协调，现在各地方档案部门都在提档案信息化，但是苦于找不到切实可行的办法。说到底，我认为是顶层设计，顶层设计应该由政府来指导，没有强有力的领导，各个地方档案部门只会各行其是，只从局部的需求出发来考虑，而不会考虑是否应有一个统一的系统。最后，导致信息不能共享。
另外目前档案数字化建设过程中最大的问题不是技术的问题，而是组织管理的问题。关键问题是决策者是否意识到这个问题。因此，最大的工作并非是技术的工作，更多的是一项管理的工作，应该意识到档案数字化是一个系统工程，应统一规范、统一部署，统一思想，总体设计，分步实施。
（二）档案数字化建设标准化先行
《中华人民共和国标准化管理条例》指出：“标准化是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分，在社会主义建设中推行标准化，是国家的一项重要技术经济政策。”这充分阐明了标准化的地位和作用。现在各地的档案馆对数字化建设还都处在试验和探索阶段，采用的方式方法也不尽相同，因此在档案馆数字化建设中，标准化的规范体系的确立就显得尤为重要，它是档案馆数字化建设高质量的坚实基穿
档案数字化建设的标准化也是当前专家、学者们热烈争议的重要问题之一。我国档案数字化建设的标准并不缺乏，而缺乏的是完整、科学的标准体系。标准之间是否都是相融的，每一个单一的标准是否都是可实施的，这是当前标准存在的一个很大的问题。
解决标准化问题需要从下面两点入手：第一，建立一个完善的、相容性很强的标准体系，行业与行业之间的标准，地方与地方之间的标准，互相兼容。 第二，要加强贯彻标准的力度。以标准化管理为主，制度管理为辅。首先考虑采用国际标准，其次才是国家、行业及地方标准。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
（三）重点地抓好数据库建设
档案数据库是档案信息资源管理的核心工具。目前我国档案数据库的建设和利用状况还存在不少问题。包括缺乏有效统筹规划、数据库定位不准确、标准规范缺失、数据质量不高等。还存在着数据结构封闭，档案信息资源尚未完全走出信息孤岛的状态。
目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。档案数据库作为档案信息资源采集、处理、存储和传输中心，在档案信息资源中占有举足轻重的作用。数据库建设是一项投入非常巨大、周期很长、 事关信息化成败的基础工程，能否解决好这些问题是关系档案数据库未来发展的关键。
1．加强数据库建设管理规划，实现资源共享
各档案部门应有效统筹规划档案数据库建设，周密设计，合理布局并会同有关部门对数据库规划的可行性进行论证，提出档案数据建设的具体意见。根据宏观规划的要求进行详细设计，突出特色数据，以实现全局共享为基穿进而建立大范围内协调一致的数据结构、数据内容来提高资源的共享度，以改善目前档案数据库建设自行一套、质量参差不齐的总体状况。
2．加强标准规范的建设，把握好数据库定位
档案信息资源描述标准体系是建设档案数据库的重要保障，相关标准规范的确立和逐步完善有助于各级各类档案数据库需要保持必要的协调，共同为社会提供高效、优质的档案信息服务。档案标准规范的制定要本着“确保数字档案资源格式统一、数据规范、长期可读、便于共享”的原则进行。此外为了保证国家文献系统标准之间的一致性，档案工作标准应尽量与图书、情报的国际、国内标准相一致。
3．建立标准的元数据库,数据库科学设计。
目前档案数据库的主要记录对象是档案文件的二次文献信息，即文件的著录信息。许多档案数据库结构的确定其实就是将著录卡上的项目转换为数据表上的字段信息。以著录标准为基础，建立一定范围内的元数据标准，此处的元数据就是关于数据库中各数据字段的信息，并以此为基础构成元数据字典。该字典提供数据项目的结构化信息，包括数据字段的名称、数据类型、长度、默认格式等规范，并说明字段之间的联系。
4．建立健全数据库质量控制体系,规范数据库逻辑结构。
针对档案数据库数据质量的问题，笔者认为应当将档案数据库视作档案部门的信息产品，并依照生产产品的管理方式，通过质量控制体系进行监管。该体系以可操作的方式提供对档案数据库的全面质量管理，包括数据库设计、建设、管理活动中主要环节的控制，并制定数据库质量考核指标体系。该体系要求将数据库设计过程作为单独的项目进行管理，通过项目文档能够审查数据库设计过程是否科学、合理；能够对数据库建设过程中的人、财、物进行审计；对数据收集、录入、备份等各环节提供质检措施，保证数据准确、完整。
（四）构筑档案数字化严密的防火墙。
全面构筑档案数字化严密安全保障机制刻不容缓，网络技术的高速发展，使物理世界中涉及政治、军事、经济、文化、外交、安全关系和利益的全球化、多极化世界格局，全面映射到开放的网络空间，由此形成的“信息安全”进一步加剧了当代社会的风险。
面对当前数字化安全的严重威胁，世界各国都在积极寻求对策，制定数字化安全保障规划，实施发展战略并加强相应的立法。我国于２００６年发布国家信息化发展战略，提出了全面解决信息安全问题战略任务，要求不断提高信息安全的法律保障能力，以构建维护国家信息安全的长效机制。由此，如何准确理解信息安全法律保障能力、界定法律保障能力的内容，已经成为摆在我们面前的紧迫课题。
目前档案信息资源特别是档案信息的安全保密问题一定程度上制约了信息的广泛应用。因此，安全是档案数字化建设不可忽视的一个重要方面。加强档案数据的维护是确保档案数字化功能实现的屏障。而档案信息对安全保密有严格的要求，有相当一部分档案信息是需要控制使用的，所以档案数字化建设中必须采取一系列措施保证档案信息的保密和安全。通常采取的措施可以分为制度管理和技术保证两类，档案馆在数字化建设中对此应该形成一套管理制度体系，此外还需要有相应的技术措施进行自动控制，才能做到更加严密。选择适合自己的具备一定的开放性和包容性，要在变化之中寻求不变，在个性中提炼出共性；其次是系统的安全性，具有严密地授权功能，有强大的功能的档案系统是非常重要的。另外，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合，要对档案数字化的安全保持高度责任感；熟悉档案管理业务，精通计算机软硬件、网络、安全防范等技术；能够参与数字档案馆建设的全过程，把握数字档案的关键管理和技术问题；数字档案馆正常运行后，能了解和把握运行过程中可能出现的各种技术问题等。
（5）加快档案数字化人才的培训和使用。
人才是当今科技进步和社会发展的最重要的资源，人才对于档案数字化建设尤为重要。
如果我们将计算机网络比作信息高速公路，服务器和终端是车，标准规范是交通法规，档案信息资源是车上的货，那么档案信息化建设的人才就是驾驶员。如何培养合格的、技术纯熟的、安全而事故隐患少的驾驶员，直接关系到档案信息化建设的成败。
当前，存在人力资源这条“短腿”问题，档案工作人员中的“两多”和“两少”现象较为普遍，即低学历者多，非档案专业毕业者多；档案馆学专业者少，懂信息技术者更少。档案数字化人才培训一是在很大程度上存在“粘合不紧的两张皮，有机结合程度不高”，其结果是“兼具两方面专业知识的人才，一身而两任者，如凤毛麟角，少之又少”。况且高精尖的计算机人才也很难长时间留在档案部门。二是重知识的讲解和传授，轻技能的训练和实验，而计算机技术的特点是操作性很强，不通过动手实验和反复训练是无法掌握和成为高手、专家的。可惜的是档案部门很少有上规模、上档次的实验平台供学员们学习、操作。三是档案信息化的技能培训大多停留在相当肤浅的层面上，基本上是相当于计算机应用能力二级考核的内容和档案管理软件的简单应用上。网页制作、图像处理、多媒体管理、数据库管理等专门专业的软件基本没有涉及，更深层次的数据库设计、管理、分析更是无人问津。数据库人才多停留在数据录入和简单的数据库创建上，缺少对整个单位甚至整个地区的档案数据库建设进行规划、设计和架构的人才，缺少专业的数据库管理（备份、维护、更新）人才，更缺少对数据进行分析和挖掘技术的高级人才，这不能不说是档案信息化建设的巨大隐患。四是一些单位贪图方便，把全部档案信息化建设的任务进行外包，从软件开发到信息加工、数据维护都交给计算机公司，却不说这种做法的安全性如何，信息的失密随时都会发生，数据的更新、数据的备份、数据的统计和分析等本该由档案工作者承担的工作将处处依赖于人，受制于人。这种做法很显然违背了档案信息化建设的初衷。
对此，各档案部门必须引起高度重视，奋起直追，加大培训力度。档案信息化是一个系统工程，它需要各层面技术人才的支持、协调和配合。如档案数字化管理型人才、档案数字化技术应用型人才、档案数字化技术设计型人才，不同层面各有不同的技术要求。
培养档案数字化建设人才一是应根据每个行业的共同性以及社会工作细化后的个性化设立系统的教育类型和层次，提供因行业、因人而异的教学方式。必须注重对现有人员的信息素质培养，突出档案信息技术、网络技术的专业教育，使之紧跟信息化的发展步伐。同时，要花大力气进一批能驾驭计算机开发、运行管理和维护的专业人才，并配备若干名知识产权方面的专业人才，培养一定数量的既懂档案知识又懂信息化建设的复合型人才。为档案馆的数字化发展和网络化管理作好人力资源的准备。。
以上是我对档案数字化建设的一些浅见。
因此，档案数字化之路并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程，是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位。工作中我们力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。为适应社会发展的需要，档案数字化建设不仅仅是一项具有前瞻性的举措，它还具有更深刻的战略意义。 |
