大力推进国民经济和社会信息化，以信息化带动工业化，实现社会生产力的跨越式发展，是党中央抓住信息化这一机遇，在党的十五届五中全会作出的战略决策。因此，为了适应国家信息化建设和档案事业发展要求，2002年11月25日，国家档案局制定下发了《全国档案信息化建设实施纲要》，指出了“十五”期间档案信息化建设的指导思想、目标与主要任务。而将档案实行数字化管理正是其中的一项主要内容。作为管理和拥有大量城建信息资源的城建档案部门在城市建设可持续快速发展进程中，为更好地适应形势发展的要求，我们着眼未来，运用数字化、信息化技术，对档案数字化进行了有益的实践与探索。

　　一、档案数字化的意义

    1、档案数字化的含义

    档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影（录音、录像）技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，是档案信息化建设的重要组成内容。目前，大多数档案馆保存的档案信息形态主要以纸质、缩微胶片和底片等载体形式存在，只适应于传统的管理与传播方式，即实施手工管理和以点到点的传播，即便是经过编研等初步加工，编辑印发档案资料，实现以点到面的传播，其覆盖面也还是太小，很难达到社会化程度。档案信息资源的经济价值和社会价值也难以充分实现，更难适应当代“数字化生存”的形势。档案原件数字化，对档案信息的现代化管理、使用和传播等都具有很重要的作用。

　　2、档案数字化的主要内容

    ①档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库。

　　②载体档案的数字化，如纸质档案、档案缩微品、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库。

　　③档案专题信息的采集与建库。

　　3、档案数字化的主要作用

    ①档案数字化是档案信息化建设重要内容。档案信息化建设的核心是资源建设。资源建设包括两大方面任务：一是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要档案和照片、录音、录像档案的数字化；二是电子文件归档与电子档案管理。

　　②档案数字化能有效地保护档案原件。⑴、代替原件使用，保护档案原件。⑵、数字化副本异地保存，输出缩微胶片供永久保存。这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏。⑶、恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。

　　③档案数字化能改善档案的利用方式。⑴不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享。⑵数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。扩大了档案的利用空间，让更多的人们来了解档案，利用档案。⑶“时间”不再是限制，利用者可以随时使用自己需要的文件。档案数字化以后，将已开放的档案上网，这样所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源。

　　④档案数字化能充实各档案馆网站的内容。对我国大多数已上网的档案馆网站来说，普遍存在网上信息资源贫乏、简薄的通病。信息加工深度不够，指引性信息多，实质性信息少。要改变这种尴尬的局面，只有尽快将丰富的馆藏信息化和数字化。

　　⑤档案数字化是传统档案馆走向数字档案馆的必经之路。数字档案馆无疑是21世纪各级各类档案馆的发展方向。尽管当前它的具体组成结构、组织管理模式还处于探索之中，可其“馆藏”的数字化特征是肯定的，传统档案的数字化将是其“馆藏”的重要组成部分。

　　二、我馆档案数字化实践

 1、我馆档案数字化工作回顾

    为了加快实现档案的现代化管理，方便检索和提供利用，我馆多年来花大力气致力于档案信息库建设和档案的数字化工作。1995年，我馆引进KIP 3800数字化扫描仪，开始档案数字化的实验工作；1996年，在积累一定经验的基础上，为了加快馆藏档案的数字化工作，我馆又引进了两台VIDAR A0幅面的滚筒式扫描仪，五台A4幅面的MUSTEK彩色平板扫描仪。现在，我馆引进高速扫描系统，实施档案数字化工程(左图为我馆高速扫描系统投入使用)，争取用3-5年的时间将馆藏重要、高利用率的档案全部数字化。经过这些年的努力工作，我们除在档案数字化的理论技术方面取得一定经验外，在档案信息建库与档案扫描方面已经完成的工作有：

　　档案计算机著录与信息录入：

　　规划管理类档案：6千余卷；建设管理类档案：11万多卷；建设工程类档案：9万多卷。

　　档案原件扫描：

　　本馆档案：近5万卷，文图共计40万多张。

　　芳村区规划分局档案：6842卷，文图共计88905张。

　　2、我馆实施档案数字化工程的必要性

    首先，大力推进国民经济和社会信息化，以信息化带动工业化，实现社会生产力的跨越式发展，是党中央抓住信息化这一机遇，在党的十五届五中全会作出的战略决策。为了适应国家信息化建设和档案事业发展要求，2002年11月25日，国家档案局制定下发了《全国档案信息化建设实施纲要》，指出了“十五”期间档案信息化建设的指导思想、目标与主要任务。

　　其次，随着城市建设的快速发展,城建档案数量的激增,传统手工管理根本不能满足社会各界对城建档案、资料利用的复杂化、多样化和及时性的管理要求；特别是随着广州市城市规划局“办公自动化”和“统一信息平台”的实施，对馆藏规划管理档案的数字化与信息化提出了更加迫切的要求。

　　最后，档案数字化工程是实现我馆档案管理由传统走向现代的关键手段，是实现数字城建档案馆的基础。

　　3、我馆档案数字化工程的定位

    城建档案数字化工程是我馆“数字城建档案馆”的子项目，旨在建立一种将海量城建档案快速信息化、数字化的模式，实现将海量馆藏城建档案快速信息化与数字化，依靠档案信息化、数字化来推动档案管理基础工作的进步，实现档案管理跨越式发展。并通过数字城建档案馆平台向各职能管理部门和社会各界利用者提供信息化及数字化的档案信息，更好地为城市规划、建设和管理服务。

　　4、我馆档案数字化工程需求分析

    需处理量：A、历史档案：馆藏各类规划管理历史档案共计15万多卷,第一阶段需要处理的档案主要是报建档案：约55000卷。B、规划管理新案：2003年以后移交进馆的新案须在一周内上网，预计每年新增规划管理业务案1万卷左右。C、对外服务：如海珠项目、芳村项目等，我们可以通过一个窗口向社会各界提供档案数字化方面的服务。

　　处理措施：档案实体整理与装订、档案计算机著录、文档（彩色、黑白）扫描、扫描影像管理。

　　5、我馆档案数字化工程的内容

    ①、城建档案数字化基础设施建设（硬件、软件）；②、城建档案数字化运作机制建设（方法、流程、管理）；③、城建档案数字化工程标准规范建设；④、档案目录库、海量城建档案影像库、档案专题信息库建设；⑤、目录数据、影像数据、专题信息数据的质量检查、有效管理与永久保存。

　　6、我馆档案数字化工程的目标

    在实施档案数字化工程过程中，我们在运作模式、系统建设、标准研究、技术创新、信息建库等方面都确定了预定的目标。

　　运作模式：创建档案标准化整理、档案计算机著录、专题信息建库、原件扫描、档案影像文件管理一体化流水线作业模式。系统建设：整个系统建设做到方案要科学、流程要合理、设备要先进、管理要到位。

　　标准研究：就档案数字化的相关标准规范，包括档案扫描元数据标准、档案整理著录标准、数据存储标准、系统管理标准、纸质档案数字化规范等进行研究。

　　技术创新：开展广州市城建档案数字化工程关键技术研究。具体包括：文、图高速扫描技术、条形码识别技术、数据压缩与永久存储技术等。

　　信息建库：通过数字化工程实现广州市海量城建档案快速数字化建库。包括：档案目录建库、专题信息采集与建库、数字化影像数据建库。

    7、我馆档案数字化工程实施情况

    需求分析与设备考察阶段：调查分析馆藏情况，包括档案的类型、载体形态与状态、馆藏数量等基本情况。根据馆藏情况制订档案数字化的科学规划，确定项目需求，根据需求考察当前各种高速扫描系统的集成解决方案。在设备考察阶段我们特别注意这么几个问题：A、档案数字化设备配置计划的成套性。B、档案数字化设备的配套性，也就是文档扫描仪和图纸扫描仪的配套。C、档案数字化项目硬件与软件的集成性。D、档案数字化方案与我馆需求的适应性。总之，考虑到档案信息数字化要经过一个较长的过程，硬件的购置不可能一步到位，也不需要一步到位，因此我们从实际需要和长远打算出发，力求确保扫描仪等硬件设施的成龙配套，使其具有较强的支撑能力和扩展能力。

    系统实验阶段：2001年底，在项目资金到位后，在我馆“高速扫描系统建设方案”的基础上，我们着手开展了实验阶段的工作，引进了一台BELL+HOWELL 730DC  FB（贝灵巧）中速文档彩色扫描仪，一台FUJI  XEROX DOCUWIDE 2050 (富士施乐）A0幅面快速扫描仪和配套软件，设备安装调试完毕，我们主要探索档案扫描工作在快速系统下，档案前期整理、档案扫描、质量检查、扫描文件管理、后期整理等全过程的协调配合问题，并探讨在高速系统下如何解决某些技术问题。经过近一年的实验，我们对高速扫描仪的性能有更进一步的了解，在项目的运作模式和系统管理等方面积累了一定的经验，同时，也锻炼了一支技术过硬的队伍，为系统的正式运行打下了基础。

　　项目实施阶段：本项目是一个长期运作的系统，从建立开始就必须确保能长期稳定运行。在系统的开发与研究方面有一个时间周期，现把工作计划分为以下几个阶段：

　　①、系统总体方案框架设计：

　　2002年12月—2003年1月，完成系统总体框架。

　　②、系统建立：

　　2003年1月—2003年7月，系统建立，包括：硬件配置及软件的开发。

　　③、系统试运行：

　　2003年7月—2003年12月。

　　④、系统正式运行：

　　2003年12月起，系统正式运行，并在运行中完善升级。

　　三、对档案数字化的思考

    1、提高认识，统筹规划

    首先必须在思想上充分认识档案信息资源的重要意义，它是全球、国家、区域信息的一个重要组成部分。在当今信息公开程度越来越高的形势下，档案的文化性质和社会性质逐步强化，利用的范围和对象将逐步扩大。在这个信息时代，只有当档案信息资源在社会主义现代化建设中发挥重要作用时，档案和档案工作的意义和价值才能充分地全面地展现出来。因此，我们要按照有关规定千方百计将呆滞在库房中的档案历史信息变成现实有用信息。

　　其次，作好统筹规划。将大量的档案数字化，是一个庞大的系统工程。首先要做好馆藏情况的调查，包括档案的类型、载体形态与状态、馆藏数量、档案信息利用等基本情况。根据馆藏情况制订档案数字化的科学规划，包括扫描仪等硬件的购置计划和数字化处理规划。档案数字化要经过一个较长的过程，硬件的购置不可能一步到位，也不需要一步到位，应从实际和长远打算，保证扫描仪等硬件设施的成龙配套，使其具有较强的支撑能力和扩展能力。档案数字化实施处理规划应贯彻“突出重点，分步进行”的原则，对馆藏重点和利用率高的档案先行数字化，早日满足大多数利用者的需求。

　　2、加强基础工作，认真做好档案数字化

    ①、档案数字化必须有所选择。针对馆藏“浩瀚”的档案资源，不加选择地全部数字化是不可能的、也是不必要的。我们应该根据一定的原则确定哪些馆藏档案原件应该数字化、哪些不需要数字化以及哪些优先数字化。在实际工作当中，我们采用的原则是“珍贵档案、重点档案、特色档案、利用率高的档案”优先数字化，力争做到数字化的档案信息应该是高价值、高利用率、有序、标准、有特色的信息资源。

　　②、做好数字化时扫描参数的优化设置。扫描系统扫描参数的选择和确定对扫描数字影像质量有着较大影响，其中扫描分辨率直接关系到扫描文件的清晰度和还原效果。扫描分辨率越高得到的扫描文件就越清晰，其相应的扫描时间和存储空间就要增加；分辨率参数选得低，扫描文件的质量就要降低。我们在选择分辨率时应根据实际需要综合考虑，包括扫描文件的可阅读性、存储空间、输出打印质量等。

　　③、做好档案数字化的全程控制。在档案数字化过程中，要注重全面的质量检查，加强数据的质量控制。质量检查应包括以下几方面内容：A、数字化前的档案整理检查。要进行数字化的档案原件必须完整、排序正确，对折损严重影响扫描质量的原件应预先修整。B、数字化后的数据质量、图像质量检查。扫描后的文件图像应保持档案的原貌，字迹清楚不失真，幅面摆放正确，亮度适当，既没丢失信息，又无增加信息，无错扫、漏扫，对文件图像质量有问题的应重新扫描；采集录入数据要丰富、准确。C、数据联接检查。通过机读目录数据库与已扫描的档案扫描图像文件进行联接，形成一一对应。

　　3、开展档案数字化问题的研究，及时解决数字化进程中的疑难问题。

　　档案数字化是档案工作中的一项新内容，不可避免地会遇到一些新情况、新问题。比如，数字化档案信息压缩及存储的关键技术问题；数字化档案信息安全、保密技术问题；数字化档案信息的访问形式与安全控制问题；数字化档案信息知识产权问题；数字化档案信息的法律地位问题。针对这些新情况、新问题，应在抓档案原件数字化工作的同时，组织力量开展档案数字化问题的研究，及时解决工作中的一些技术性问题，同时澄清和统一思想认识，确保档案数字化工作的顺利开展。

　　另外，必须加强档案数字化和数字化档案信息管理人才的培养。档案数字化及数字化档案信息管理，涉及到计算机软硬件与扫描技术、数字影像处理技术、存储技术和档案管理的基础知识，绝不是只懂得计算机技术或只懂得纸质等载体档案管理知识的人所能胜任的，所以应加强这方面技术人员的培养。