房产档案管理是房产管理的基础和核心。随着我国城市建设的发展，房地产业的发展势头强劲，房产档案的数量在急剧增加，房产档案的利用率也在大幅提高，传统的以手工处理为主的房产档案管理方式随之出现工作效率低、信息共享困难、差错率较高等问题。庞大的档案库和旧的管理模式已不能适应工作发展的需要。虽然现在绝大部分城市房产管理部门都采用了计算机系统进行登记发证，并采用局域网、数据库技术对登记信息系统进行管理。但实现房产档案数字化的并不多，现代信息化的发展为房产档案数字化提供了发展机遇。

一、建立房产档案数字化是时代赋予的要求

房产档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高科技，把各种载体的房产档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。房产档案数字化管理和应用与传统的柜架式纸质档案相比，有着许多优势。首先，它打破了传统的利用、查阅方式，把档案人员从昔日纷繁复杂的手工劳动中解放出来。市民查询所属房产档案的各种信息，只需我们窗口工作人员轻松点击电脑键盘，立等可知。我们内部业务工作人员不受时间、空间的限制，根据权限的不同，可随时进入档案管理系统查阅自己需要的房产信息，而不必利用档案实物，提高了服务质量和工作效率。其次，有效地节约了库房空间。以往档案库房因按图幅管理需预留空架，加之档案数量不断增大，档案的日常鉴定管理工作未开展，造成档案内容臃杂，库房载重、容量大成为困扰我们的一个难题。房产档案经过数字化处理以后，通过档案鉴定软件减轻了档案负载，形成了与现实同步的电子复本，形成了一个全市统一管理、分布应用的房产电子档案数据库，利用先进的电子存储技术存储后，减少了大量的档案、资料的副卷和复本数量，极大地减轻了库房的压力。再次，有利于档案原件的保护。利用者通过网络访问档案信息库的资源，通过打印设备，得到的仅是复制品，除非特殊需要，一般不再调阅原件，这样既可以减少原件的借调频率，又可避免复印机等光电设备对档案的伤害。最后，房产档案数字化使房产档案管理更加规范。湘潭市房产档案数据库与信息管理系统，是依据《档案法》、《城市房地产权属档案管理办法》、《全国档案信息数字化建设实施纲要》、《电子公文归档管理办法》来设计与运行的，从而使房产档案数字化从一开始就符合法律、规范，确保档案信息内容的完整、真实、可靠，能最大限度地满足社会利用需求。

二、建立房产档案数字化必须统筹规划

房产档案数字化给工作带来的方便、快捷显而易见，为了方便检索，提高馆藏的利用率，我馆投入了巨大的人力、物力、财力，努力加强档案数字化建设。早在1992年，湘潭市房产局就将计算机技术运用到档案管理之中。开发完成一套基于FOXPRO的登记管理系统，能基本完成产权登记、抵押查封登记、档案查询与缮证工作。由于城市的飞速发展，目前，这套系统已不能满足工作的需求。2001年，我馆又通过与电脑公司合作，开发了一个包括房产档案管理在内的产权产籍管理信息系统。该系统自2002年9月开始局部试运行，经过修改完善，2003年8月正式启动，包括产权档案接受、抵押档案接受、档案整理、档案入库及统计报表等工作流程。为了适用这个管理信息系统，我馆对档案管理人员进行业务培训，培训内容包括库房纸质档案的整合和规范，制定完善和科学的档案入库、保管方法和制度，使管理规范化和条理化，为房产档案数字化打下坚实的基础。

随着信息化进程的不断深入，原有系统和数据库已不具备处理海量数据和关系数据的能力，房产档案接受归档和管理明显滞后，严重影响了房屋登记发证日常业务工作的进行。此时，我馆又从建立集成信息管理系统入手，实行联网办公。从登记、收件、审批、缮证、归档，建立一套符合房屋产权管理规律和房产发展现状的计算机网络业务管理系统，以实现房屋产权管理工作计算机网络化、程序化和信息化。2004年，湘潭市产权处又投资1100万元进行GIS系统建设，而GIS的建设必须以房产档案数字化为基础。只有保证房产档案数字化才能保障GIS系统建设的顺利开展。档案数据的导入保证了GIS系统的正常运转，也为房产档案数字化创造了条件。

我馆需要进入数据导入的档案量分为三大部分：第一部分：已有馆藏产权档案35万卷。第二部分：房产抵押、担保、司法查封档案2.6万卷。第三部分：当前日常业务所产生新的档案。

馆藏产权产籍档案的数字化是我馆档案数字化的重点，我们分三个阶段进行。

1、准备阶段。从2003年6月开始，正式成立湘潭市房地产GIS系统领导小组和数据导入小组，调集业务骨干远赴深圳、上海、佳木斯等城市实地考察学习。借鉴别人成功经验，结合自身实际和软件公司合作开发出应用程序软件，探索档案数字化工作在快速运行系统中，房产档案前期整理、扫描、质量检查、扫描文件管理、整理归档等全过程的协调配合问题，研讨在高速运行系统下如何解决不断出现的技术难题。经过8个月的前期准备，完成了工作规划、流程设计、硬件配置与软件调试及人员业务知识培训等。

2、实施阶段。由数据库导入小组来具体实施，新购进了12台电脑微机，4台佳能数码相机，4台EPSON激光打印机，一台工作站服务器。并制定相关配套业务标准、制度，如档案数据导入标准及扫描标准、房产档案鉴定销毁制度等。第一步是鉴定：主要工作是将每宗档案中依据性证件进行区分；第二步是扫描：将需要扫描的证件采用数码相机成像；第三步是导入：对照档案原件，补全或重新录入档案信息。历时10个月，于2004年2月完成数字化主体工程。

3、完善阶段。后期用大半年时间将抵押档案进行扫描，并对所有生成的电子数据进行修缮，在运行中不断完善升级。

对于已生成的馆藏各类档案表格内容，则一一详细录入成相关页面数据；采用数码相机将各种档案纸质资料原件扫描成像，通过软件来实现图像数据库存储。对于当前日常办证业务产生的档案资料，我们只要按办理流程来实现数字化就行了。

三、建立房产档案数字化应注意的几个问题

房产档案数字化是一项系统工程，必须提高认识，合理规划、创造条件、分步实施。笔者认为当前应该注意以下几个方面：

1、加强基础工作。

档案数字化是一个庞大的系统工程。首先要做好馆藏情况的摸底调查，对存量房产档案进行清理、检查和鉴定，确保房产档案资料的真实、完整。其次要确保档案内容的精要，通过对档案鉴定来减轻档案载重。其三要确保档案资料字迹清楚，排序符合规定。数字化后还应对数据质量、图像质量进行检查，保证准确无误。

2、建立统一标准。

国家档案局已就电子文件档案制定了标准，建立制订出一个统一的档案数字化标准十分重要，目前，规范了我国电子文件管理。房地产管理部门应结合行业特点制定一套相关的行政法规、业务规范、技术标准和管理规则，形成包括管理、业务、技术三个层面的房产数字标准规范体系，使数字化档案建设从开始就在法制化的轨道上运行。

3、保存双套档案。

房产档案数字化是档案工作中的一项新内容，有许多难题需要逐步解决，如数字化档案信息压缩及存储的技术问题，数字档案的凭证性问题，数字化档案信息访问形式与安全控制问题，信息的长期存取问题、标准化问题、法律法规方面的问题等等。因此，在相当长的一段时间内房产档案保存应采取双套制，即在保存电子档案的同时也保存相对应的纸质档案，以确保档案信息内容的安全、完整、真实、可靠。

4、培养人才队伍。

数字化房产档案管理是一项跨学科、专业性、技术性较强的工作。从长远来看，只懂得计算机技术和纸质等载体档案管理知识的人无法胜任此项工作。因此，建设一支以管理型人才为基础，以复合型人才为重点的人才队伍，是建立档案数字化至关重要的关键，如档案收集、处理与数据库加工人才；信息技术与计算机系统和网络设计与开发人才；档案信息分析、研究与咨询人才；数字档案系统运营与服务的管理人才以及房地产管理人才等。数字化房产档案管理人才应具备有较全面的知识结构以及敏锐的信息意识、良好的信息道德、较强的信息能力，以适应数字档案建设和正常运行的需要。

房产档案数字化的实施，为档案部门科学管理档案，对社会提供快捷、优质的档案信息服务有非常重要的促进作用。因此，房产档案部门应该抓住机遇，积极探索和努力实践，不断的引进先进技术、整合机构、规范管理制度，全面完善房产档案数字化管理进程。