档案作为极其重要的社会信息资源，在目前的信息环境中基本上都采用数据库的形式对其目录或内容进行管理，基于档案数据库我们可以开发各种形式的具体应用，它已经成为各类档案信息系统的核心部分，也得到了各个层面的普遍重视。这一点在《中共中央办公厅、国务院办公厅关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》（中办发[2004]34号）以及2005年国家档案局的《国家档案局中央档案馆关于加强信息资源开发利用工作的意见》（档发[2005]1号文件）中都有明确的意思表示。

    但在档案数据库战略地位得到普遍认同的同时，档案数据库建设过程中存在的许多问题依然突出，尤其是在标准规范缺失、逻辑设计混乱、质量控制等方面不容乐观。在2002年浙江省档案数据库建设调查组以及2007年中国人民大学档案学院档案网站调查小组提供的报告中都明确了这些问题的存在。

    笔者拟从档案管理和数据库技术的视角对档案数据库当前存在的主要问题进行分析，以期对档案数据库建设过程中的关键问题提供有价值的帮助。从理论层面上讲，需要厘清和加强对档案数据库概念的认识，从而获得档案数据库建设的各种影响因素，改变单纯从技术或业务角度对档案数据库的机械认识。从实践层面上看，通过构建档案数据库标准体系及主要基于该体系构建的质量控制体系，为档案数据库的建设提供具有实践意义的指导。

    一、档案数据库概述

    档案数据库是档案信息资源建设的主流组织形式，研究档案数据库必须从档案和数据库管理的角度进行综合审视，梳理、界定其基本概念，了解其基本特点和局限，明确其表现形式和基本类型，把握其现状和意义，熟悉研究对象各方面属性的表现。

    1、档案数据库的基本概念

    通过综合分析档案数据库或类似概念的既有定义，考察档案管理活动、数据库设计与应用环境对档案数据库的影响，作者认为档案数据库是以档案的本体管理为基础，兼顾数据库设计和应用发展的需要，将包括档案实体信息、管理信息、应用环境信息在内的各种类型数据按照特定数据模型进行组织的数据集合。

    档案数据库是档案信息资源的高级组织形式，是在经历了早期偏重于记录技术的零散组织形式、纸质环境下的传统线性组织形式之后出现的，是适应当今技术现状和管理需求的最佳形式。采用数据库形式来管理档案信息资源，能够有效地拓展信息记录能力、获得强大的信息组织和管理能力，能够为档案管理活动提供强大的基础保障作用。

    2、对档案数据库的综合认识

    档案数据库是各类档案信息系统正常运行的核心组件，在长期实践中，数据库以其独特的优点已经证明它是信息资源组织、管理、共享的最佳方法，在数据冗余度、管理效率、数据完整性控制等方面都有良好的表现。它将整个档案管理域看成是一系列信息单元的组合，包括档案实体、管理人员、参考标准等实体单元以及它们之间的各种联系，并将这些信息单元组织成为具有一定结构的完整的整体。通过这些结构和联系，数据库可以实现对档案数据的编辑、修改和查询，也能够有效地将管理功能与档案数据进行结合，支持各类管理流程的顺利实现。

    鉴于档案数据库的重要作用，它已经成为档案信息化规划的重要内容，有必要深化对档案数据库的综合认识。作者从档案数据库的类型、特点与局限、现状分析、建设意义等角度进行了较为充分的论述。从档案内容、数据形式、系统环境、数据结构等角度分析档案数据库的类型，认为档案数据库是机构资源体系的基础设施、优化档案管理的有力工具、提升档案服务水平的重要工具、机构知识管理的重要部分，同时也指出目前档案数据库的缺点在于缺乏有效的统筹规划、盲目设计、逻辑结构缺乏规范、数据质量不容乐观等。本部分的研究明确了数据库在档案管理活动中的定位，为全篇研究提供了理论基础和实践背景。
    二、影响档案数据库的要素分析

    档案数据库建设是档案信息化的核心内容之一，有必要全面评估档案数据库建设的影响因素。在评估过程中，应当把档案数据库的建设当成一项系统工程项目来研究，而不能单纯从档案业务或者数据库技术的角度进行“两张皮”式的机械分析。笔者力图构建一个影响因素模型，分析档案数据库的建设所涉及到的各个层面的影响因素，分析这些因素如何影响档案数据库的表达和实现，从而为档案数据库的建设规范和质量控制提供思路。

    影响因素模型从信息系统、组织、社会环境三个范围域（横向）和理论、数据、规划、业务、规范五个层面（纵向）进行搭建，构造了一个初步的档案数据库因素分析框架。每个横纵交点视为一个影响因素，通过对变量因素的优化，包括合并和分解，最终确定了档案管理理论、信息系统、组织规划管理、数据状况、标准规范、数据库工程等重点影响因素。各因素简要分析如下：

    档案管理理论因素对档案数据库的建设起着明显的指导作用。按照历史主义的分类方法在来源单位层次上建立数据库，依据逻辑主义对档案数据库内容进行灵活管理。以全宗原则理论指导数据库建设，能够有效保证档案数据库内部的有机联系，档案数据库设计应当体现全宗原则的诸多思想，同时电子文件管理理论也为档案数据库的发展提供了丰富的营养。

    数据库的基本理论则指导着档案数据库的设计和实现，数据库设计理论可以对档案资源的属性和联系进行科学描述，分布式数据库可以将地理位置分散但管理和控制需要集中的多个逻辑单位连接起来，组成逻辑上统一的数据库系统，数据仓库理论则为提升档案管理层次提供了方法。

     信息系统是决定档案数据库表现的主要因素，系统应用架构，如单用户桌面系统、C/S、B/S以及系统的业务环境，包括档案室、档案馆、数字档案馆环境对档案数据库的规模、类型、性能都有不同的要求。

    规划因素对档案数据库建设活动中的统一规划、特色数据库问题进行了探讨。

    组织因素，包括组织的类型、组织信息化水平、档案从业人员素质问题是影响数据库实施的关键因素。

    数据状况因素中，不同的数据类型可能导致不同的数据库类型，馆藏结构及其分布则直接影响档案数据库的布局和规模。

    数据库工程因素分析表明数据库是在生命周期法的指导下进行建设的，尤其需要将档案业务规则与数据库工程进行结合。

     标准规范是影响数据库建设的综合因素，应当通过加强标准规范的建设来营造良好的数据库建设环境。

    三、档案数据库规范研究

    档案标准规范是积累档案行业知识和经验的重要手段、共享档案信息的有力工具，也是是档案数据库建设的生命线。目前我国档案国家和行业标准中尚无直接针对档案数据库建设的标准，而是间接分散在指导类和操作类标准中。目前不少地方档案部门自主开发了各自的数据库结构标准（体系），但标准之间的差异很大，有成为信息孤岛（群岛）的可能。

    1、档案数据库标准规范的基本分析

    为引导档案数据库相关标准规范的开发，需要从档案业务模式、数据库系统生命周期、数据管理层次等角度分析档案标准规范的管理范围。

    我们可以将档案业务模式分解为狭义档案管理模式、文档一体化模式、办公自动化模式、电子文件全程管理模式等类型，不同模式下档案数据生成的业务背景、产生方式、数据内容、管理要求可能存在较大的差异。如狭义的档案管理模式的开端是从档案接收环节开始的，接收登记的数据是其数据库的最初来源；文档一体化模式下，可以将立卷环节的大量原始信息导入档案数据库；办公自动化环境中，可以记录文件流转过程中的原始信息，获得档案在文件阶段的各种管理信息和处置情况等；电子文件管理则追求在文件生成阶段就获取比较全面的信息，包括各种环境信息、上下文关系、结构信息等。当然，管理范围不同仅仅只是它们之间的表面区别，在管理方式、管理理念、适用技术方面也都存在很大的差别。

    由业务模式分析得出的标准规范为档案数据库的建设提供了业务数据支持。在实际的档案数据库设计和建设过程中，还需要基于数据库系统生命周期的不同环节来认识档案数据库的建设规范，从而将档案的业务数据环境与数据库技术和管理约束进行有效的结合。一般以数据库的需求规范、设计规范、建设规范为主线来分析建设过程中所涉及到的主要技术标准。

    基于数据管理层次的分析主要是从档案数据元素规范、档案著录结构规范、档案数据交换格式规范等三个层面对相关标准进行研究。首先，档案管理需要良好的数据元素规范，由于档案数据元素规范主要来源于相关法规标准，或是参照其他基本元素规范和自定义规范，因此需要引用参考大量的相关标准。同时，对于基本的数据元素需要采用规范的方法进行描述，提倡借鉴ISO 11179对数据元素进行规范化描述。其次，著录格式是一系列数据元素规范的综合，是构建档案数据库模式的重要参考依据。它能够更全面、准确地描述文档，在构建档案数据库的过程中，著录格式标准发挥了重要作用。在电子环境下，档案著录的定义与传统认识已经有了很大拓展，与国外先进国家比较，当前我国的著录标准普遍缺乏多级著录思想，尚未形成完整的著录规则体系，著录标准化需要进一步加强。第三，交换格式作为事先约定的用以在不同信息资源单位进行信息交流的数据结构，对于档案信息资源的共享具有重要的支撑作用。理论上说，如果大家都遵守相同的著录格式，那么该格式本身就可以转化为一定范围内的交换格式，而事实上交换格式都是在综合研究多种内部著录格式的基础上获得广泛认可后形成的。交换格式与著录格式之间存在着密切的联系，但二者的目的、制定部门、数据要求、适用技术都有所差异。著录最根本的作用在于为检索体系提供基础数据，交换的主要功能在于外部交流和数据共享。著录格式和交换格式的区分不是绝对的，二者之间可以进行相互转换。像在档案文献领域内应用的多种类型的著录和交换格式，包括ISAD（G）、MARC、EAD、DC等，彼此之间都可以进行交换，这就在相当大的范围内保障了信息的共享基础。
    2、档案数据库标准体系的构建

    档案数据库的建设作为档案机构进行信息资源开发的主体活动，是涵盖资源描述、资源加工、数据库设计、应用系统建设等活动在内的复杂活动，涉及大量人力、物力、财力的投入使用。因此必须就档案数据库建设过程中所涉及到的各类标准规范进行系统管理，构建科学、合理的标准体系。

    构建合理的适用于档案数据库建设的标准体系，有利于对来源广泛、性质各异的标准规范进行有机组合，切实指导档案数据库建设，并确定未来相关标准的发展趋向。本文提出按照开放、系统、结构合理、可维护、立足现实等原则构建档案数据库标准体系，按照层级、档案数据描述、数据库建设维度描述标准体系空间，根据维度分析结果提出了档案数据库标准体系的架构，对档案室、档案馆、数字档案馆业务模式下的标准体系进行了比较分析。在我国档案数据库标准体系建设现状的基础上，建议应当加强总体规划、积极吸收外部标准、优化体系结构、加强体系维护，并采用多种方式推广标准体系。

    四、档案数据库的质量控制

    档案数据库质量问题是目前档案数据库建设中亟待重视和解决的关键问题。由于档案数据库是包括档案实体信息、管理信息、应用环境信息在内的各种类型数据按照特定数据模型进行组织的数据集合，本身就是一个由多种对象组成的复杂体，其质量问题具有多种来源和表现形式。从数据角度看，档案数据库是属性－属性关系－属性值三元结构，质量分析应从这三方面入手；从关系角度看，档案数据库是模式层、实例层双层结构，质量问题表现在结构设计和数据两个方面；从数据库角度看，一方面应采用软件产品质量控制的方法对档案数据库进行质量控制，另一方面需要对档案数据库构建依赖的标准体系进行分析把握。

    档案数据库的质量评价是对数据库的质量及其运行效率和价值进行科学测定，它本身也是数据库建设生命周期的一个重要环节，使得数据库建设形成螺旋型上升的回路结构，是形成有效的档案信息系统的必需的工作环节。数据库质量评价体系包括数据质量评价、系统性能评价、系统效益评价等内容。（1）数据质量是数据库质量中最重要的部分，也是数据库得以存在和发展的立身之本。借鉴和吸收数据库长期发展中所形成的一系列规范，并考虑到数据库自身的特点，通过准确性、一致性、完整性、规范性、稳定性等指标来描述数据质量，当然也采用这些指标来进行质量评价。（2）系统性能评价主要关注对数据库系统的软硬件环境、数据管理和维护能力的评价，包括管理系统性能、可靠性、兼容性、安全性等指标。通过系统性能评价指标把握档案数据库系统的技术状态和综合管理能力，为针对性管理措施的采用、档案数据库系统选型和升级提供基础材料。（3）档案数据库系统效益是对数据库的投入和档案数据库对社会信息需求的有效满足程度之间的比较关系。档案数据库的建设投资相对而言是可审计的，但档案数据库的效益则由于档案信息利用具有多维性、间接性、长效性、扩散性等特点而难以测算，因而档案数据库的系统效益在很大程度上都是以间接效益的形式出现，且不单以经济效益的形式出现，更多的还表现在社会效益方面。

    与其他多数系统一样，应当采用体系的方式来进行档案数据库的综合质量控制。由于CMM、ISO9000族的质量管理标准主要是针对软件开发企业的质量体系认证，而不是对数据库产品认证，对于“软件＋数据＋管理”三层结构的档案数据库，其质量控制体系不能照搬CMM等标准，应在档案数据库标准体系基础上构建质量控制体系。标准体系与质量控制体系之间本身就存在不可分割的联系，质量体系的建立过程往往也是标准化的过程，虽然在管理范围、表现形式上存在差异，但二者设计原理一致，程序雷同，标准体系是全面控制档案数据库质量的标杆，能够反映质量控制体系的实质内容，标准体系本身就是多种质量控制要求的集中体现，通过标准体系控制质量便于实施。同时，标准体系的发展会为质量控制带来新的内容，通过嵌入、改写等方式可以将标准体系的要求转换为质量控制措施。