提要：本文通过分析馆藏照片档案的现状，提出了馆藏照片档案数字化前的整理方法及今后应加强的几项工作。
关键词：馆藏 照片档案 数字化 整理
一提到数字化，很多人就认为这纯粹是一项技术性的工作，似乎与计算机、信息技术紧密相关，而与传统的档案馆业务没有联系。实际上，数字档案馆也不是虚拟的，是以档案实体为依托，以现代化的设备和手段实现档案实体在网上的传输。如果没有丰富的档案馆藏，这些档案没有经过系统地整理和编目、科学地保管，档案数字化又如何开展，它就会成为一个空中楼阁，一个海市蜃楼。所以说，数字档案馆的建设与档案的收集、整理、保管、利用等所有的传统档案馆业务工作密切相关。这里我想与大家共同探讨对馆藏照片档案进行数字化的整理方法。
一、馆藏照片档案存在的问题
1、照片档案存放分散。
目前在我国，各综合性档案馆几乎都是以全宗为一个保管单位，对全宗内的档案进行有序排列的，而不是按档案的类型（比如科技档案、文书档案、人事档案、声像档案等）或载体进行分类。这样分类的最大好处就是便于利用者使用档案，但是它在档案的保管上存在一定的难度，有时不同载体的档案虽然是一个全宗的，但也可能存在分别保管的情况，照片档案也就按其形成单位的不同，而分别在不同的全宗中保管。北京市档案馆目前保管照片档案共11.8万张，分别保存在309个全宗，806个目录中。
2、照片档案的整理方法不一。
馆藏照片档案由于形成的时间不同，整理的方法也就不尽相同。有的照片档案是夹在文书卷中的，而有的照片档案是单独装订成册的。另外，照片固定在芯页上的方法也不一样，有用胶水固定的、有用乳胶固定的、近两年接收的档案也有用国标照片册的。
3、照片档案保存不完整。
绝大多数照片有照片无底片，无文字说明等项。照片档案的这种状况，直接影响到照片档案数字化工作的开展。因此，我馆在对照片档案进行数字化载体转换前，对馆藏照片档案又进行了重新整理，针对以上问题分别采取了措施。
二、馆藏照片档案数字化整理的做法
（一）区分证件照片与其它照片，分别进行数字化。
在北京市档案馆的馆藏11.8万张照片中，建国前的照片约7.7万张，建国后的照片约有4.1万张，其中有90%是各类证件照片。可以说，馆藏中的照片档案绝大多数是证件照片，内容一部分是学生毕业照片，一部分是履历表中的照片，这部分照片大都与履历表或简历等人事档案在一起，与文字档案有着密不可分的联系，因此，可以保持档案原状，在纸质档案的数字化工作中去做。今年，北京市档案馆在对馆藏照片档案进行普查后，将所有的证件照片的档号单独提出，而将其它照片档案作为数字化整理的重点。
（二）非证件照片档案的整理方法
在国家技术监督局发布的《照片档案管理规范》中明确指出：应以有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管，便于为利用者提供服务为整理原则。照片档案的底片应单独整理和存放，照片和说明一同整理和存放。根据这一原则，结合馆藏照片档案的现状，在整理非证件照片档案中，我们采取了以下的整理方法：
1、底片单独编号，分别保管。
由于馆藏照片档案的底片较少，所有的底片不分全宗编一个流水号，并将底片号刻在底片边上，在与之相对应的照片档案上注明底片号，按照国家标准进行装订，与照片档案分别保管。
2、照片编号。
在区分全宗的前提下，以卷为单位（包括多册的），卷内照片编一个流水号。
3、作照片卷内目录。
国家技术监督局的《照片档案管理规范》中规定，照片档案的归档应该是底片、照片、说明齐全，底片与照片的影像相符。而且对照片说明也有明确要求，文字说明的成分包括：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。由于历史原因，我馆保存的11.8万多张照片档案中，绝大多数是没有照片说明的。而我们做数字化照片档案从根本上是为了利用，如果照片无说明，既使对所有照片档案进行数字转换，也无法很好地利用。因此，我们在保持档案原貌的基础上，采取作照片档案卷内目录的方法，使照片档案尽量齐全、完整。
照片卷内目录包括：照片编号、所在张页号、题名、文字说明、拍摄时间、摄影者、底片号、照片颜色、来源、是否控制等项。在实际操作中，根据照片影像的内容，或对照片所在的文书卷内容进行查证，填写照片卷内目录，其中，照片编号、所在张页号、题名、拍摄时间、底片号、照片颜色、是否控制是必填项。这样，馆藏照片档案就会基本上齐全、完整。达到能够利用的目的。
三、今后需要加强的几项工作
通过以上的整理方法，保证了我馆馆藏照片档案数字化工作的开展。但这只是针对馆藏档案的现状而采取的补救措施，今后几年，是数字档案馆建设的关键时期，如果照片档案的整理工作，总是跟在数字化工作的后面做补救，势必会妨碍数字档案馆的建设。因此，急需做好以下几方面的工作。
（一）从照片档案的源头入手。
馆藏照片档案是否齐全、完整，关键不是照片档案进馆后，而是在照片档案进馆前。因此，档案馆的接收部门要对基层档案室提出照片档案归档的具体要求，还要定期进行监督，以保证照片档案的齐全、完整。另外，无论是征集、还是接收照片档案时，都要对照片档案的齐全、完整进行检查，使照片在源头就能够完整、准确，这样不仅有利于档案馆的业务工作的开展，也大大方便了利用，可以使进馆的照片档案快速进行数字化载体转换。
（二）照片档案的整理要规范。
照片档案由于形成的年代不同，进馆时间不同，整理的单位不同，所以案卷整理方法上杂乱无章，这不仅不利于档案的利用，也影响到档案业务工作的开展。因此，应按照《照片档案管理规范》的原则，制定出具有可操作性的照片档案归档范围和整理细则。鉴于目前照片档案的状况，我认为应在以下几方面进行具体规定：
1、 分类：
照片档案在区分全宗后，应该按照年代—问题进行分类，照片档案较少的单位也可不分问题，只按年代进行分类。
2、整理：
照片档案的整理方法，在《照片档案管理规范》中也有规定，比如：照片、底片、说明一同归档；底片与照片分别编号和保管；照片说明的书写；照片的固定方法等。但在有些方面的规定比较不好把握，比如照片的固定方法，只是提出：根据分类情况，将照片与说明一起固定在芯页上，并组成案卷。馆藏照片档案的实际情况要复杂得多，北京市档案馆照片档案现在有几种情况：用胶水粘、用浆糊粘、用乳胶粘、用不干胶粘、用国标的芯页插入固定等。在这些固定照片的方法中，只有用国家标准芯页的插入固定方法最好。一是方便档案的利用，如果调一张照片，不用整卷档案被调出；二是方便照片档案的展览、进行数字化载体转换等业务工作；三是保护照片档案，防止照片档案背面的字迹被粘住。所以我认为，馆藏照片档案的固定方式上，已经用胶水粘上的照片档案就不要进行再整理了，但新接收进馆的照片档案在照片的固定方式上，要按照国家标准芯页的插入固定方法。
（三）加强照片档案的宣传工作
一直以来，照片档案是“养在深闺人不识”。照片档案的利用率很低，除了举办档案展览，就是出版档案史料。这一方面是由于利用者根本不知道档案馆中还藏有这些珍贵的老照片，另一方面就是我们宣传的还不够，这就需要我们要加强宣传工作。加强宣传一方面可以通过举办档案展览或出版档案史料的方式，另一方面，就是通过网络，把馆藏的照片档案分期分批进行数字化后放到网上去，不仅可以方便利用，也可以给档案馆的馆藏照片档案进行宣传。
（四）提高档案人员文化素养
文化是一个很大的内涵，而档案文化是其中的一个方面。档案工作者不仅是一个档案库房的管理者、档案实体的整理者，更应是一名档案文化内涵的开发者。馆藏的照片档案内容大多涉及各级单位的重要活动、重大事件，涉及重要人物等，这就要求档案人员要有较高的文化素养，是一个复合型的档案工作者，不仅要有档案业务工作的相关知识，也要有历史、文学、甚至于政治素养，了解历史、了解国家大事、了解历史人物和各界名人的一些基本情况，这样有助于开发照片档案的内涵，充分利用照片档案，达到宣传党和国家的方针政策、弘扬档案文化的目的。