随着信息技术的发展与广泛应用，档案数字化建设逐渐提上了议事日程。信息技术的日新月异也给档案工作带来了新的研究课题——这就是档案的数字化管理。档案作为一种原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来。对国土资源档案推行数字化管理是开展国土资源工作的客观需要，也是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。

    一、推行数字化管理的必要性与紧迫性分析

    档案工作是局机关工作不可或缺的组成部分，也是局机关信息化建设中的重要一环，随着我局电子政务平台的建设与使用，在机关内部实行档案信息数字化管理势在必行，而且日趋紧迫。

    1、档案信息的数字化管理，可提高档案工作的整体水平

    档案载体的更新换代迫切要求实行档案信息的数字化管理。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明史。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案工作部门提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这一系列问题的途径只有一个，那就是实现档案的数字化管理。

    目前，档案室的档案保管、利用与形势的发展要求不相适应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失，这对档案事业的发展来说是一个极其重大的损失，也是一个无可挽回的错误。机关档案室要抓住机遇，与时俱进，实现档案信息数字化管理。只有这样，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，全面提升自身的整体水平，为国土资源工作和地区经济建设提供高效、优质的服务。

    2、开展国土资源工作的需要

    国土资源档案是指国土资源管理部门在国土资源管理工作中形成的具有保存价值的文字、图表、图纸、声像、实物等各种载体的历史记录，在掌握国土资源动态和国土资源优化配置等方面起着不可替代的作用。一般包括如下几个方面：一是调处土地权属纠纷和查处违法占地的重要依据；二是土地利用总体规划编制和修编的重要依据；三是土地发证、变更登记必备的资料；四是城市建设和拆迁安置工作重要依据；五是编写国土资源史志所需材料的主要来源；六是史志、农业、林业、城建、水利、交通、电力、工业等部门的重要参考资料。

    数量大、形式多是国土资源档案的一大特点。局机关在国土资源管理活动中产生了大量文件资料，尤其是地籍管理工作中进行的土地利用现状调查、城镇地籍调查以及登记发证等，面广量大，涉及到千家万户。这些文件材料经过立案归档，成千上万盒（卷）的档案，而其形式又是多种多样的，包括文字、图、表、航片、卫片、照片、录音、录像、磁盘等。随着国土资源使用制度改革的不断深入，国土资源市场十分活跃，土地用途变更、使用权转让时常发生，而国土资源档案中记录着大量关于土地的产权登记、变更的资料，这就必然会提高档案的利用率。

    当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确，各业务科（室）工作查考要求快捷方便。如果还停留在传统手工操作阶段，势必会引响机关工作的全局。只有实现国土资源档案数字化管理，才能解决传统的档案管理方式与国土资源工作的便捷高效性不相适应这一突出矛盾。推行国土资源档案数字化管理，不仅能完善档案管理的机制，维护电子政务平台下的各种文件资料的完整性和真实性，也能使档案工作更上层楼，更重要的是能为国土资源工作快速、高效提供优质的档案信息服务，支持社会主义经济建设。

    3、社会强烈需求

    随着市场经济的发展和国土资源供求方式的转变，国土资源正逐步走向市场，比如土地的转让、出租、抵押等形式，这些活动的进行必须以国土资源档案为依据。国土资源档案作为一种国土资源信息，受市场经济的影响，它具有与市场紧密相连的经济价值和社会价值。在现阶段，社会广大公众对档案信息需求量不断增加，如一些房地产开发公司，或是其他想落户长沙县的企业，或因个人建房产生纠纷的村民，都迫切需要解决相关问题的凭证和有力证据，方便快捷的查阅相关信息，这都迫使档案室这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的档案管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，推行国土资源档案数字化管理，使档案信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。

    二、实现数字化管理的策略  

    1、提高档案工作标准化、规范化水平

    目前，数字档案信息的来源包括两方面：一是以传统载体形式存在的档案信息进行数字化处理后形成的数字副本，二是直接通过计算机生成、处理和传输，并且已经收集归档的电子文件及相关信息，这类数字档案信息是办公自动化、电子政务及电子商务的必然产物。

    档案信息的数字化管理的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进国土资源档案数字化管理，档案标准化和规范化管理是前提，标准化、规范化的水平直接影响了档案信息数字化进程和整体水平。

    2、突出重点、逐步推进 

    目前，我们长沙县国土局档案数字化工作从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统过渡的起步阶段。推行档案工作数字化管理是一个系统工程，档案数字化建设要用发展眼光，统览整个系统，重点突出数据库建设。事实上，财务、测绘、地籍等科室已经在一定程度上使用数据库管理自己的数据资料，我们应该在这个基础上，结合正在开发的电子政务平台系统，开发出一个功能强大的数字档案管理系统来集中统一管理这些不同格式，不能类型的数据。在各个系统之间通过网络联接，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。

    局档案室现已使用北京八九数码科技有限公司和长沙源来数字科技术有限责任公司联合开发的数字档案管理系统来管理文书档案，我们应抓住机遇，勇于面对挑战，认真总结经验，以文书档案数字化为契机，借鉴实践中的先进经验，经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程，最终实现国土资源档案的数字化管理。要完成这一长期而又艰巨的任务，需要领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，突出重点，优先推进利用频率和使用效率高、保存价值大的档案的数字化工作。

    3、遵循文件的生命周期，分工协作，共建档案事业

    文件生命周期理论告诉我们：文件从其产生到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程，文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。实践证明，文件生命周期任何一阶段的失控，都会造成档案信息质量的降低，进而导致不能很好的发挥其参考服务作用，导致档案部门信息服务功能降低，甚至影响国土资源工作和地区经济建设的全局。

    实现档案信息的计算机管理、推进档案信息的数字化是档案工作的质的飞跃，这既能克服以往工作环节、工作程序的重复雷同的困难，也对档案工作提出了更高的要求。因此，在机关内部应配备一支高素质的专、兼职档案员队伍，并且要分工明确，加强协作。不仅如此，其他工作人员要支持和配合档案工作者，从我做起，从小事做起，自觉维护档案信息的原始性和真实性，做到文件生成和办理规范化，注意保管有价值的文件资料。此外，档案工作者应提前介入文件的生命周期，从信息源头做起，将文件资料和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制，从而保证档案的质量，促进档案信息数字化建设稳步发展，充分发挥档案的作用。

    三、关于实现数字化管理的几点建议

    1、加强领导，狠抓各项档案管理制度的落实

    领导关心档案事业发展，重视与支持档案工作，是稳步推进档案事业发展和实现档案数字化管理的关键。加强对档案工作的领导，应做到既抓档案部门的工作，又抓文书部门的工作；既抓档案管理工作，又抓档案移送问题；既抓硬件方面的建设，又抓软件方面的建设；既抓档案管理制度的完善问题，又抓各项制度的落实问题；既要全面组织，又要相互协调；既要抓紧中心工作、又要围绕中心工作的同时开展其他方面的工作；总之，领导的重视与支持，是各项档案管理制度得到贯彻实施的有力保障，将为档案信息的数字化管理创造有利条件。

    2、统一思想，强化全员档案意识

    国土资源档案是一种重要的具有长期查考、利用价值的信息资源。在推行档案数字化管理的过程中，如何科学合理地利用国土档案资源，服务好国土资源管理和地方经济建设，为经济建设、社会发展和广大群众提供了优质高效服务，是国土资源档案管理部门应该认真研究的问题，也应引起每一个国土资源工作者的高度管理重视。我局每年档案查阅利用在接待人次、调卷数量、出具证明等量的方面逐年递增，仅2005年接待查阅档案登记人数346人/次，查阅档案1060卷/次，业务科室办理业务调阅档案每年达2000多卷/次。在全县土地利用总体规划修编，土地资源的普查、土地市场的治理整顿，矿产资源的规划中，提供了详实的资料。为领导决策、编制规划、编史修志、征地拆迁、司法取证、群众生产生活等提供了大量的原始凭证和参考资料，较好地发挥了档案的作用。

    然而，国土资源档案举足轻重的作用，并非每一个国土部门的工作人员都能认识到。为此，加强档案信息资源价值的宣传，让每一位国土资源工作者在充分认识档案的经济效益和社会效益的基础上，注意各种文件、图纸、资料的制做规范、整理规范、保存完整、移送及时，自上而下形成一个“我为人人，人人为我”的档案信息管理、服务模式。

    3、档案员队伍的建设

    档案工作的数字化管理归根到底还需要人来完成，没有一支高素质、精业务的档案员队伍，就不可能推动档案工作现代化。加强档案员队伍的建设，应该坚持“走出去，引进来”的原则，建立起激励人才、培养人才、留住人才的长效机制。

    信息技术在不断发展，档案管理的方式也发生了转变，推行国土资源档案数字化管理是一个新课题，除了配置现代化的设备、仪器外，还要求我们档案工作者走出办公室，去那些已经建成的数字档案馆（室）参观学习，到各部门、各科室去调查研究，再结合实际，引进先进的方法和经验。当然，仅仅如此是不够的，加强档案员队伍的建设，还要求适时的组织专、兼职档案员参加业务培训，学习档案管理的法律法规，学习最新的管理方法。