山东济南兰首信息咨询2003年3月正式挂牌开始接收机关各部门档案文件，前期接收的文书档案100％为纸质档案。为实现网络全文查询检索，充分发挥文档管理系统的作用，2004年下半年开始对纸质文书档案进行数字化扫描工作。在工作中笔者发现，扫描范围的选择会在很大程度上影响工作的开展。 　　 　　一、档案数字化扫描范围的选择 　　 　　当时在确定纸质档案数字化范围时有几种想法： 　　1、将档案全部数字化。这种方法从理论上来说是理想的方式，但是从档案安全、档案密级问题上考虑不能采用，从降低成本来考虑又不符合经济实际。文档管理中心接收的档案文件在保管期限上与档案馆不同，短期以下的档案都保存在文档管理中心。这些档案有的利用率低，保存价值不高，而且重复档案文件多，将这些档案文件数字化会增加档案人员对数据库的管理和维护的负担。从保密和经济的角度考虑，此方法不能采用。 　　2、选择使用频率较高的档案数字化。文档管理中心除了开展日常工作外，主要是为各部门提供快捷、便利的服务。采用这种方式可以最大限度地满足利用者的需求，但是实施起来比较困难。文档管理中心代管45个部门的档案文件，各部门所产生的文件内容不同，利用需求不同，在范围和程度方面有不同的特点，利用的频率也不同。如果依据使用率来确定档案数字化扫描范围，只强调部门的使用需要，而不考虑档案文件存在的价值、档案重复问题，会提高扫描的成本。 　　3、以档案移交进馆范围确定档案文件扫描范围。文档管理中心若干年后要将具有长期以上保存价值的档案文件移交进馆。这样既能保证移交进馆纸质档案与电子档案的一致性，也减轻档案馆日后档案数字化的工作量。 　　通过分析，确定从实现网络全文查询检索和向档案馆移交档案范围两个方面考虑，将档案数字化扫描范围确定为：45个部门的文书档案中凡是保管期限为30年以上(涉及个人的，涉密的档案除外)的全部扫描，在完成这部分扫描后将短期档案也进行数字化扫描。截至2006年6月已扫描挂接档案2406件，18965页。 　　 　　二、档案数字化过程中存在问题 　　 　　1、档案数字化范围宽泛 　　在划定档案数字化范围时，一般只是从实现网络查看原文和向档案馆移交档案范围两个方面考虑，缺乏全面性，在档案价值、档案保管、资金投入与产出等方面缺乏考虑。范围的宽泛致使在处理工作过程中出现问题时显得束手无策。 　　 　　2、数字化完毕的部分档案保存价值不高 　　文档管理中心档案数字化范围确定，凡是保管期限30年以上的文书档案全部数字化。由于各部门兼职档案人员更换比较频繁，划定档案文件保管期限困难大，档案文件保管期限划分普遍过高，导致数字化的部分档案价值不高。例如，有些部门将一般性的单项工作(计划生育)总结作为长期保存。又如，有的部门将一次会议形成的文件全部划分一个保管期限，使保存价值不高的文件占据数据库空间。 　　 　　3、数字化的档案重复较多 　　例如，区政府办归档的区长办公会纪要文件，包括讨论各部门单位重要工作的实施方案、重大问题决策，以及职能局形成的重要文件，但是作为文件形成部门单位也将这部分会议讨论通过审批的文件保存。双方保存的期限都在扫描范围内，造成扫描数据重复，增加了档案人员对数据库管理和备份工作量，也增加了扫描档案的数量。 　　 　　4、同一类型的问题前后处理不一致 　　(1)在档案数字化扫描过程中，出现很多具体问题。例如中国共产党党员统计年报表。文档管理中心代管的45个部门中有36个有《党员统计年报》表，一份报表有68页，但部分部门报表内很多项目是空白的，空白页最多的是37页，最少的是17页。如果按照20页计算，36个部门就是720页。扫描前期为保证报表的完整全部扫描了，后期认为长期下去大量空白表占据数据库空间是一种浪费，采取空白页不扫描。 　　(2)文件批办单和发文稿纸。前期从利用者查阅档案角度考虑，认为利用者查阅文件多数只查文件具体内容，至于文件谁批办的利用者不关心，只将正式文件扫描，文件批办单和发文稿纸发有扫描。后来从发文角度考虑，发文稿纸反映了一份公文流转过程；从文件归档考虑，公文正式形成后，文件与发文稿纸一并归档保存，体现一份文件的完整性应该扫描。 　　 　　三、对策 　　 　　解决文档管理中心档案数字化扫描出现的问题，必须研究制定档案数字化工作方案，特别是档案数字化范围研究的确定是解决目前存在问题的核心。笔者认为，档案数字化范围的确定应本着档案安全第一、保证档案利用为基本准则，并结合以下原则确定档案数字化范围。 　　1、年代就近优先原则。文档管理中心每年接收各机关单位上一年形成档案文件，以当年接收档案为优先进行扫描。 　　2、档案价值原则。根据档案文件的保存价值，依据档案内容提出价值度量标准。保管期限在30年以上的档案文件(共性和个性问题除外)，全部扫描；保管期限在15年以下的档案文件根据近几年利用情况统计分析，专题性、阶段性地进行档案文件扫描。 　　3、公开档案文件优先原则。档案文件保密期限标识为公开的档案文件优先，有利于网上查阅档案，并减少提供利用中的中间(授权)环节。 　　4、系统原则。以部门为单位，对45个部门逐一分析，确定解决各机关存在的共性和个性问题的原则及办法，以便确定详细的扫描范围，保证一个机关或一个单位档案数字化范围的一致性、系统性。 　　5、服务利用原则。在确定档案数字化范围时，既要从文档中心职能上考虑，也要考虑如何发挥文档管理系统网络查询的优势，在保证档案安全的情况下，扩大扫描范围。保证利用者的需要。