文件资料扫描服务标准

一、 档案拆卷与装订标准

1、拆卷前，先检查卷内文件是否编有页码。未编页码的，用铅笔在正面的左上角编写页码，双面文件资料的背面，若客户没有要求，可不编页码，但要计入页数。页码用小写阿拉伯数字编写，其单字符约为4号字体大小；
2、拆卷后，要首先去掉金属物。对于必须裁页才能扫描的文件，经客户同意后，可用裁纸刀沿文件原有折痕细心裁切，不得徒手撕裁；拆卷后的所有案卷，将卷内文件摆放整齐后，一律平放，不得竖放和侧放；
3、扫描后的案卷，要原样进行恢复装订，保证重新装订后的案卷没有明显的被拆痕迹；
4、要尽量保证档案资料不受损坏。对于个别在拆卷或扫描过程中受损的文件，要用国家档案局认可的不增加纸张酸度的聚乙烯醇类黏合剂进行托裱后再行装订。不得使用含酸的或容易被虫蛀的胶水、普通糨糊甚至透明胶布粘接档案资料；
5、在拆卷、装订过程中，发现原案卷整理有问题的，比如卷内
文件顺序明显错误、装订漏页、装订压字而右边较宽等，经请示客户同意，可予以纠正。一般情况下，要按照案卷原来的式样恢复案卷原貌；
6、对于个别字迹模糊或易褪变的文件，如传真件等，条件允许
的并经客户单位同意，可复制一份附上一并装订。

二、著录标准

客户单位已有标准的，按客户单位的标准著录。客户单位没有标准的，一律采用下列标准著录：
1、题名：按照原文著录，原文件没有题名或虽有题名但没有实质内容（如"签报"、"报告"之类）的，可根据文件内容自拟。自拟的题名应简练、明确，准确概括文件的内容、文种等关键要素。题名中的年代一律用阿拉伯数字 ；
2、责任者：按原文著录。责任者用简称的，必须使用通用简称。如"中国共产党中央委员会"简称"中共中央"，"中华人民共和国建设部"简称"建设部"，不得使用"本部"、"本司"、"本厅"等。责任者较多的，著录数量由客户单位确定。著录多个责任者时，责任者与责任者之间要空一格（半角）。领导讲话的责任者录领导人姓名，期刊杂志的责任者录办刊单位，期刊内文章的责任者录文章作者，期刊内政策法规的责任者录发文单位；没有责任者的，考证清楚后据实填写；
3、文号：按原文字和符号著录；
4、密级：一般按原文形成时所定密级著录，对于已经升、降、解密的，应著录新密级；
5、发文日期：一般文件如通知、报告、批复等录文件的发文时间，决定、决议、规定录通过时间或发布时间，合同、协议录签署时间，报表、计划为编制时间，工程设计图纸为设计时间，工程竣工图为编制完成时间，领导讲话按标明的讲话时间著录，期刊杂志按发刊日期著录，会议记录著会议时间，会议纪要著纪要成文时间。没有发文日期的可以考证一个最精确的日期。文件日期以8位阿拉伯数字标注，如20000708；
6、保管期限：按案卷组成时标明的保管期限著录，对已经更改的，应著录新的保管期限；
7、主题词：按文件标明的主题词著录。原文件没有标明的可不予著录。

三、扫描标准

1、扫描必须按照案卷标明的页码顺序扫描。对于附着在主页上的小纸片等，可作为另页扫描。另页扫描的放在主页之前；
2、分辨率：一般文件不低于200 dpi，特殊纸张或档案原件清晰度不高的，可通过增加分辨率，调整亮度、对比度等技术参数，直至扫描图像清晰为止；
3、对于同一份档案，清晰度不同，特别是铅笔、钢笔、圆珠笔同时存在的，以文件主要部分的清晰为准，必要时可一页多扫；
4、扫描时要保证档案资料的载体安全，对于纸张较薄或较脆容易破损的，应使用平板扫描，不得使用滚筒扫描；
5、扫描要完整，包括文件上的收文章、页码、有关标记等，都必须纳入扫描图像范围；
6、扫描完成的图像文件，按照案卷的档号名称以卷为单位存储于计算机硬盘上，并定期备份。

四、校正标准

1、保证校正完毕的图像文件页面端正，看不出明显的倾斜现象，允许的倾斜度不得大于3°；
2、对于大小不规范的图像文件要进行调整，调整后的图像文件必须是A3、A4、B4等标准尺寸大小；
3、对于扫描后图像文件中的污点要进行清除，保证图像文件的干净、整洁和美观。（在50%的比例下看不到污点）；
4、无论图像大小，都要保证上下左右四边尺寸合理，边距过宽的要切掉，边距过窄的要加宽；

五、挂接标准

1、挂接上的文件必须与案卷上的文件顺序一致，同一份文件内，按页码顺序排列，横排和竖排文字文件要符合自左至右、自上而下与自上而下、自右至左的阅读习惯；
2、客户如未要求按照案卷的顺序挂接，卷内文件材料应区分下列情况，依序排列在一起：即批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；原件在前，复制件在后；转发文件在前，被转发文件在后；重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后；非诉讼案件结论、判决性文件材料在前，依据材料在后；其它文件材料按照"遵循文件的形成规律，保持文件之间有机联系"的原则进行排列。

说明：上述标准参照国家档案局《归档文件整理规则》、《文书档案案卷格式》、《档案著录规则》、《机关档案工作规范》等有关标准和规范，并结合我公司扫描服务各环节的特点和要求制订，仅作为我公司扫描服务作业人员的一般要求。具体执行前，必须事先得到客户单位的认可或批准。客户单位也可以结合本单位的具体情况，对上述标准进行修改和补充。作业人员依据客户单位认可的服务标准进行扫描服务及相关作业。