一、 项目描述
1、 对大庆市房产系统中现有的房产档案进行数字化加工，达到通过计算机系统进行档案查询的需求，以满足日常利用；
2、 在扫描工程中对档案进行重新整理，重新编制档案卷内目录，使扫描后档案图像要求与目录相对应；
3、 提供与现有业务系统接口，通过现有业务系统可以进行数字化档案的查询利用等各方面的业务处理与需求，保证与我局现有房产业务系统的无缝连接；即现有业务系统与中标方提供的档案扫描的系统可以实现互查互调等各种业务操作。
4、 提供房产局业务系统对新生成档案的数字化处理接口；
5、 按照房产局档案管理的要求进行房产档案进行扫描录入处理：扫描前通过为档案文件分类、排序、编写页码、平整、去钉、裱补、盖章标注等整理工作，保证档案扫描时的安全、质量和效率；扫描过程中，进行原始档案与业务数据的对照，确保100%对应；扫描后需要进行重新整理、编排页码、打印卷内目录、打印卷皮、重新装钉等工作。
6、 在档案数字化工程中所使用的软件，必须是投标方自主版权的专业软件，禁止采用其他第三方软件，此软件在档案扫描结束后提供给我们房产局做日常业务使用。必须采用现有档案库档案的存放方式；保证我们现有房产业务系统的档案编号的要号方式同档案扫描后档案要号方式保持一致。
二、 具体需求
（一）、系统需求
该系统应运行于Microsoft的桌面操作系统上，服务器操作系统为Microsoft Windows 2000 Server或/Microsoft Windows 2003 Server，后台数据库系统为Oracle数据库系统。
系统采用C/S的模式，客户端应尽可能简化（瘦客户端）,不需用户在客户端做复杂的设置。
该系统必须是构件化设计，可做到灵活扩展，应充分考虑到系统今后纵向和横向的平滑扩张能力。
（二）用户安全需求
系统采用用户通过用户角色认证的方式保证系统安全，用户的角色可以通过系统可以进行设置和管理。
系统能对该用户登录系统后的操作进行记录以便系统管理员能够查询。（保留最近三十天内的所有用户操作信息）
（三）用户维护要求
系统开发完成后，系统管理员能对系统中的用户角色进行添加、删除，并可对用户角色的权限进行更改。
（四）业务模块
1. 档案接收模块：从房产交易中心接收房产业务生成的数据，移交的材料清单在电脑显示器上显示，档案馆交接挡案人员按照计算机中显示的材料清单对移交的实物进行清点，在系统中完成档案原始材料接收工作。档案接收完毕后，自动形成档案移交清册，双方签字，便于核对。
2. 档案入库管理模块：库房管理人员对案卷进行编号（计算机自动生成流水号），档案按照流水号编排。利用计算机辅助上架，系统自动产生归档号和库房位置编号，可以通过条码打印将归档号和档案库房位置打印出来，然后根据库房位置号上架，这样可以保证实际档案库房与电子档案库房一致，便于形成档案库电子视图。
档案的流水号采用双编码方式进行编制，既要表明档案所在的盒号又要表明档案所在的库房位置和在本盒中的卷号。档案的位置编码与盒号编码具有对应关系。
3. 电子库房模块：根据档案上架信息，自动形成图形显示的档案库房档案柜直观图（二维图形），通过该图可以直接定位档案的具体位置，并以不同的颜色标注档案的状态信息（如红色表示该档案处于查封状态，黄色表示抵押状态，黑色表示已注销等等）。可以直接对该卷档案进行操作，如调阅、迁出、销毁、借阅登记等。
4. 借阅登记模块：登记书式档案的借阅情况，如：借阅人、借阅理由、借阅时间、借阅期限、接收人等信息，并自动进行到期未归还档案提示。档案登记模块还可以统计档案借阅明细。
5. 档案查询模块：提供用户多种字段查询手段，多条件与或查询，模糊查询等。实现图文一体化的查询方式。档案查询利用要体现业务的上、下手关系。档案查询可以分内部利用和外部利用。
Ø 内部利用：在业务系统受理业务登记时使用，通过查询系统核对原来的档案信息，以提高业务受理的准确性。
Ø 外部利用：对房产局以外的客户提供查询利用，并且出具查询凭证。
6. 档案扫描模块：对历史档案进行数字化集中扫描，整个扫描流程采用科学合理的生产流程，并且具备质量检验和数据校核功能。
7. 数据补录模块：对于历史档案，如果业务数据库中没有数据，可以采用此模块进行数据补录，以确保数据的完整性。
8. 档案统计模块：按用户要求进行档案统计，统计结果可以导出到Excel表格，用户可自己选择统计内容，统计时限等。
10. 条形码管理及打印模块：通过电子库房视图对档案数字化条形码管理并且打印，实现数字档案库房管理。
11. 系统维护模块 ：系统管理员通过系统维护模块可以更改或更新系统运行的重要参数，这些参数是为了维护系统正常运行而设计的。参数设置模块包括： 档案类型设置、档案状态设置、系统路径设置、档案库房设置等。 12. 数据备份管理模块：
能对用户所需备份的数据提供多介质的备份手段。如备份到磁带机，光盘等。并能由用户指定备份计划，按计划自动执行备份操作。
（五） 房产档案扫描要求：
1、负责完成库存房产档案的扫描加工工作，使之成为电子档案图像；
2、扫描前通过为档案文件分类、排序、编写页码、平整、去钉、裱补、盖章标注等整理工作，保证档案扫描时的安全、质量和效率；
3、在扫描过程中，进行原始档案与业务数据的对照，确保100%对应；
4、在扫描工程中，要求工序合理，具备科学的流水线式生产模式，工序之间具备相互监督和工序回馈功能；
5、在扫描工程中，要求对扫描的档案进行校验，检验在扫描过程的重漏页现象，要求做到经过扫描处理的档案不重页、不漏页，并且页序与原件一致；
6、在扫描过程中，生成电子档案目录，并且要求目录内容与电子图像对应一致。
7、具备图像处理功能，包括图像的纠偏、去斑、去噪、去边、字体锐化等；
8、提供档案流水号的设置方案，具备电子库房视图功能，使用条形码进行档案库房管理。
三、 关于档案扫描项目质量的要求：
1. 具备经招标方研究论证认为可行的、详细的合理化建议，具备严谨的规章制度和作业标准；
2. 严格执行实物档案的交接手续，确保实物档案安全；
3. 扫描图像清晰，分辨率不低于200DPI，清晰、无黑边、图像不倾斜，无污点，图像整洁、干净、美观；
4. 在不低于1024*768分辨率下，200DPI分辨率下，平均每页扫描图像黑白大小平均30KB，8位灰度不超过100KB；
5. 扫描质量：错误率不得超过千分之三。
6. 档案扫描生成电子档案，不能随意修改房产档案的数据，如若修改必须首先征得房产局的同意。
四、 对投标方扫描系统软件的要求
由于投标方在档案数字化加工过程中所使用的软件系统和所采用的管理手段直接影响档案数字化的成果，因此招标方对投标方在扫描工程中所使用的软件提出以下要求：
1、 在档案数字化工程中所使用的软件，必须是投标方自主版权的专业软件，禁止采用其他第三方软件；
2、 扫描软件必须包括以下功能: 档案上架、目录登记、档案扫描、排序索引、质量检查、用户管理、设置密码、系统维护、数字库房、查询统计、生产统计、用户查询。
3、 软件必须按照工业化流水线式流程设计，数字化加工流程科学合理，各工序分工明确，考核方式科学严谨。在整个流程中，工序间相互监督，并且支持工序回馈，使整体数字化档案的质量得以保障。
4、 在整个数字化加工过程中，必须采用计算机管理手段，每一份的档案的流转计算机自动记录，并且可以统计时间段内的各工序员工的工作量、返工次数等，在库房视图中，对于没有经过质检的档案直观地显示特殊的标记，提醒数字化加工过程的管理人员注意。
5、 档案扫描加工软件具有扫描，图像处理（去黑边，纠斜，缩放，旋转等）功能。
6、 在扫描过程中，档案数字化软件必须采用条码进行管理，以保障档案对应无误，条码含义定义必须清晰直观，一目了然。
7、 支持多种图像格式，系统要求系统支持黑白二值、8位灰阶、24彩色三种图像格式，均采用压缩方式存储，文件格式可以采用TIFF、TIF、GIF、JPG等各式，可以被其他软件系统调用。
8、 高压缩比，节约网络资源
以A4幅面文件为例，200dpi扫描后图像：
幅面大小：1668*2338
黑白大小：30KB 左右
灰度大小：50-70KB
彩色大小：80-150KB。
五、 关于投标方资质和房产档案扫描业绩的要求：
1. 在中华人民共和国境内注册的内资企业，注册资金100万元(含100万元)以上；
2. 公司有能力从事档案数字化业务,并且具有丰富的行业经验，并且具备与业务系统的软件接口能力。投标人具有档案数字化实施经验，具备经验丰富的档案数字化实施队伍。
3. 投标方已完成房产档案扫描项目的业绩要求：投标人要熟悉招标方房产权属档案管理业务的现有情况，有房产权属档案信息整理、扫描、采集加工的经验，有房产档案扫描成功案例，要求成功案例至少5例以上（须提供合同关键页复印件、或中标通知书复印件、或验收报告复印件）。
4. 投标人必须具备扫描采集日加工能力在5万页（A4幅面纸张）以上的人员和设备。
5. 投标人必须具备相关资质，技术水平属国内领先水平，有建设部等相关部门认证者优先考虑。
六、档案扫描加工整理的工期及数量
35万卷产籍档案，约500万页。实现纸质档案的电子影像化和档案信息的数字化。
项目工期为3个半月。
竞标方式：以A4幅面档案页为单位报价。
七、扫描服务方案
（一）、基本情况及所提供的服务
在扫描过程中，除了扫描工作流程的各环节外，需要进行重新整理、编排页码、打印卷内目录、打印卷皮、重新装钉等工作。
在档案扫描加工服务中，中标方提供的服务包括：
1、 软件接口：根据用户目前使用的业务系统做软件接口。若需要跟招标方现有房产业务系统开发方联系由中标方自行联系解决。
中标方需要从业务系统中提取档案基本信息，包括产权人、座落、产权证号等信息，在扫描过程中，需要将这些基本信息和档案信息比对，以保证档案与业务信息的一致性，便于将来系统的整体利用。
2、 档案整理：即根据扫描需要，对现有档案进行重新整理，包括编排页码、修改目录等；
3、 档案扫描：档案扫描是一个工作流程，采用工业生产线的管理模式，将扫描工作流程分为：电子库房上架、档案目录登记、档案扫描、排序索引、质量检查、打印目录、打印卷皮、装订、总质检。
4、 档案交接：采用专人负责进行交接，档案领取和归还均采用交接单，在交接过程中认真清点，确保交接清楚。
5、 电子库房：软件提供电子库房视图，使计算机信息与实际档案信息一致，可以避免频繁的导库。
6、 档案软件：与业务信息系统共用基本信息数据库，提供档案扫描各流程及档案查询功能。扫描的档案图像采用多页TIFF格式，A4幅面黑白平均占30K大小，灰度80K左右，彩色100K左右。在扫描过程中，可以进行图像修整、去黑边、图像校正、页面清洁等功能。在档案查询中，支持模糊查询，自动提取业务系统中的上下手关系，以及档案抵押、查封、冻结关系等相关档案信息。在档案图像查阅过程中，可以前后翻页、放大、旋转、打印等。并且在档案查阅中，以图形的方式自动提示所查阅档案在档案库房中的位置。在档案的库房管理中，以图形的方式，提供档案库房情况，包括柜架的装载量等信息，并且可以自动产生档案号，打印条码，便于档案库房的管理。
(二)、项目实施计划
针对大庆市房产局现有房产档案的实际情况制定详细地扫描实施方案及组织安排形式，并随时向招标方汇报工作进度。
施工设备：扫描仪、微机、打印机等档案扫描所需的各种设备均由中标方提供。
项目组人员设置：
项目组长：全面负责项目组各项工作的开展；
项目组成员：分管档案整理及档案交接工作，分管项目基地人员的住宿及后勤管理工作；
现场技术支持：保障项目组所有机器的正常运行及程序的正常运行及时了解客户对软件的需求。
扫描人员：
扫描前整理，计算机操作，扫描后整理装订及档案交接。
根据档案电子化业务特点，总结出一套先进的扫描加工工作流程和与其对应的管理手段，可以高效地完成为客户扫描加工的任务，主要管理手段包括：
（1） 实行流水线生产作业。扫描加工服务过程完全实行流水线方式，根据工作性质定义工作岗位，专人专岗。
（2） 实行计算机自动管理。计算机自动记录生产的工作量，通过工作量进行业务考核，提高工作效率。
（3） 严格的质量检验程序。在提高效率的同时，严格保证扫描质量，质量与数量作为考核工作的重要依据，直接与个人效益挂钩，以保证工作质量。
（4） 工作日报制度。公司实行工作日报制度，由生产经理领导并承担责任，每日填报生产日报表，上报生产、日档案清点以及质量抽查结果。
(四)、工作流程
档案电子化加工服务通过整理，扫描录入，排序索引，质量检查，归档整理，光盘备份六道工序，构成一个完整的流水线加工流程。 流水线式扫描加工软件，具有强大的容错能力，确保大型档案电子化工程的正确性和完整性。
房屋产权登记档案的扫描遵循以下流程：即档案整理编目、档案登记、档案扫描、质量检查。 |
