我国档案制度形成于计划经济时期,1987年9月5日全国人大常委会通过了《中华人民共和国档案法》(1996年修订)。该法在总体上应属于一部档案行政法,并没有就档案的本质、属性以及档案归属问题作出明确的规定,也没有对公、私档案作出规定与区分。现在越来越多的因人事档案引发的劳动合同纠纷多与人事档案制度中存在的问题有关。

　　现行企业人事档案的法律规制,一是依据《档案法》的相关规定,二是根据1992年6月9日劳动部和国家档案局联合颁发的《企业职工档案管理工作规定》。遗憾的是,在社会主义市场经济体制确立后,企业职工档案的法律规制仍就适用上述法律规定,制度的陈旧性暴露无遗。从某种程度上看,目前,企业与员工的档案纠纷以及法律梳理的困局,与法律规制不足有直接关系。

　　更值得关注的是,现行事业单位职工档案之法律规制几乎处于空白状态,事业单位职工档案管理沿袭几十年来之政策与习惯,制度的刚性不足。尤其是面对已经出现的事业单位与员工之间的档案纠纷,法律并没有直接的救济渠道,现状十分令人担忧。我国人事档案制度存在的法律问题很多,主要体现在以下几个方面。

　　第一,我国企业人事档案“重管理、轻使用”的格局仍未打破。从《档案法》和《企业职工档案管理工作规定》不难看出,目前企业人事档案仍将管理作为法律规制的重心,至于职工人事档案的使用几乎没有作出相应规定,即公法规制有余,而私法调整不足。

　　第二,企业职工档案的法律属性与权属不清。档案分为公档与私档,但我国现行法律制度并没有对此作出区分,我国企业职工档案究竟属于公档与私档的问题法律也无明确规定。档案之权属基本属于空白状态,法律没有明确企业人事档案究竟属于企业?属于国家?还是属于职工个人?

　　第三,企业与其员工之间档案信息严重不对称,甚至有些企业将档案控制当成制约员工的一种手段。员工私人档案中究竟应当沉淀什么样的信息?这样的信息是否能为双方当事人所认同?档案的公信力如何?这些问题都不清晰。如近年出现的企业任意将不利于职工的信息记载于档案之中,而职工对此却一无所知,直到找工作四处碰壁后才得知其中蹊跷。

　　第四,企业建档不规范。企业建档相对规范的是原国有大中型企业,这些企业在计划经济时期,普遍建立了相应的员工档案,并且类比国家机关之人事档案管理工作,建档相对完整;而外资企业、小型非国有企业等员工建档普遍较差,甚至员工工作多年都没有建档,原企业人事劳资部门演变为人力资源部门后,员工信息也只普遍注重现实,不注重历史积累和个人信息沉淀,换言之,在现代企业运作过程中,并不重视员工建档问题,是否存在“档案”亦值得思考,即使是这些企业拥有员工的相关个人信息,也与原国有企业的“档案”相去甚远。

　　第五,目前人事档案纠纷的法律梳理程序不畅。③上述企业与员工之间的档案纠纷现象足以说明这种现象的出现并非是档案本身的纠纷,而是其他权益的纷争。如果从制度层面上分析应当说属于历史遗留问题未解决。从上世纪80年代中期国有企业制度改革开始,虽然企业改革获得了长足的发展,但是企业人事档案制度改革并没有成为该系统工程中之子系统得到改革。旧式档案管理模式已经很难适用现代企业制度下的人力资源管理模式,也很难适应市场背景下的法制环境,如企业与员工之间的人事档案纠纷是否属于劳动争议?劳动仲裁机构能否受理?人民法院是否可以直接审理档案纠纷?档案纠纷案件审结后该如何执行等问题都是目前棘手的问题。④

　　综上可见,形成于计划经济时期的企业人事档案管理制度,实质上是政企不分、劳资拟制合流的结果。换言之,当时背景决定企业人事档案属于国家,企业只履行代管职能,员工个人根本不可能使用档案,档案中出现的问题完全纳入了行政机构干预、调节的范畴,尚未进入到法律调整的视野。社会主义市场经济体制确立后,档案纠纷问题开始出现,笔者在分析本节内容时,试图查阅国外劳动法对企业与员工之间“档案”问题如何规制的资料,结果很令人失望,就现掌握的产业发达国家之劳动法,对该问题都没有规定。从某种程度上看,我国企业人事档案并非是劳动法上调整的普遍问题,而应当是一个相对独特的制度。这种企业人事档案制度,对于国家而言是将人力资源信息完全控制于自己手中;对于企业而言,注重对劳动者“历史”之考察,以过去表现考证未来取向,这样的用人机制不利于市场体制下的企业与劳动者之间雇佣关系的建立,相反还会成为双方当事人社会关系梳理的绊脚石;对于个人而言,往往会对这种信息完全不对称的档案制度心有余悸,时时刻刻担心用人单位的掣肘与报复。从国外劳动法并无这样的制度构建上来看,我们有必要对长久以来的我国企业人事档案制度作一反思。