关于印发《人事档案管理办法》的通知
各二级学院、系（部），各部门：
为加强学院人事档案工作，提高人事档案管理水平，有效地保护和利用人事档案，更好地为学院各项工作服务，根据《干部档案整理工作细则》、《干部档案工作条例》和《关于干部档案工作若干具体问题的处理意见》，结合学院人事档案工作特点，制定《人事档案管理办法》，经院党政联席会讨论通过，现予以印发，希认真学习，遵照执行。
2009年1月6日
主题词：人事档案 管理 办法 通知
党委办公室 院长办公室 2009年1月6日印
人事档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为加强学院人事档案工作，提高人事档案管理水平，有效地保护和利用人事档案，更好地为学院各项工作服务，根据《干部档案整理工作细则》［组通字（1991）12号］、《干部档案工作条例》［组通字（1991）13号］和《关于干部档案工作若干具体问题的处理意见》［苏委组字（1987）101号］，结合学院人事档案工作的特点，制定本管理办法。
第二条 人事档案工作是学院组织人事工作的重要组成部分，它为贯彻执行党的干部路线、方针、政策服务，是选贤举能，知人善任，历史地、全面地考察、了解和正确选拔使用干部的重要依据。
第三条 人事档案是学院档案的重要组成部分，是学院有关部门按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，由人事处档案室集中统一管理，接受综合档案室的业务指导和监督。
第四条 人事档案必须严格贯彻执行党和国家的有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保档案的完整与安全。
第二章 人事档案管理工作任务与人员要求
第五条 人事档案管理工作任务是贯彻落实党和国家关于人事档案工作的方针政策，制定学院人事档案工作规章制度，负责接收、鉴别、整理、保管、转递、提供利用全院教职员工的人事档案。
第六条 人事档案管理工作人员必须是学院在编事业干部和中共党员，必须认真学习政治理论，坚持四项基本原则，作风正派，责任心强，刻苦钻研业务，不断提高政治、业务素质，努力做好本职工作，实现管理工作的信息化。
第三章 人事档案材料的收集范围与归档要求
第七条 为了使人事档案能够真实地全面反映个人全貌，人事档案管理员要经常通过有关部门收集全院教职工的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料，充实人事档案内容。（具体收集与归档范围见附件一）
第八条 各部门要建立主动送交人事档案材料的工作制度。把属于归档范围的人事档案材料，在材料形成后一个月内由部门指定工作人员负责送交人事处归档。
第九条 收集的人事档案材料，必须经过认真鉴别，属于归档范围的材料应真实准确，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备，具有保存价值。需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入人事档案，其中由组织上形成的材料应有形成材料的时间。
第十条 不属于归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可据情况予以处理。在整理装订人事档案材料时，凡不归档需特别处理的材料必须填写《处理人事档案材料清单》，并报请有关领导审查批准，由专人负责监毁。
第十一条 人事档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、蓝色或红色墨水和复写纸书写。
第四章 人事档案的管理和利用
第十二条 人事档案管理人员对收集的人事档案材料按规定进行整理，并按干部档案、工人档案、离退休人员及死亡档案进行分类、编号、入柜。对不属于上述范围人员的人事档案可进行代管，并按有关部门的规定收取管理费。
第十三条 根据中组部有关干部管理权限，院级领导的干部人事档案属于上一级机构管理，组织部、人事处共同负责院级领导干部档案材料的转递收集等工作，人事处档案室留存院级干部档案材料复印件备查。
第十四条 人事档案应随学院的人事变动，干部职务变动及时调整。根据安全保密，便于查找的原则，人事档案应严密科学地保管。
第十五条 人事档案应建立登记和统计制度，建立各类档案名册。每半年检查核对一次档案，做到档号与档案名册编号一致，发现问题及时解决。严格执行保密制度，确保人事档案的绝对安全和准确无误。
第十六条 档案卷皮，目录和档案袋的样式、规格按标准制作，干部档案的管理严格按照中央组织部下发的《干部档案整理工作细则》和有关规定执行。
第十七条 严禁任何人私自保管本人及他人的人事档案或材料，不得以打电话的方式要求查档。查阅人事档案需填写《查阅人事档案审批表》，经有关领导签字后通过人事档案管理工作人员查阅和复印相关材料。
第十八条 严禁任何人私自销毁人事档案或私自抽出、销毁档案中的材料。若需抽出档案中的材料，需填写《人事档案材料处理登记表》，经有关部门负责人审核，并附主管院领导批示的复印件。待处理的材料由人事档案工作人员负责取出或销毁。
第十九条 做好档案管理的各项基础工作，编制检索工具，逐步实现人事档案的现代化管理，便于提供利用。
第二十条 对人事档案的接收、转递必须严格手续，有案可查。查阅人事档案应严格按综合档案室制定的《人事档案查阅规定》（附件二）办理。
第五章 档案的转递
第二十一条 人事档案的转递应在收到人事处开具的《发送干部档案通知单》或《发送工人档案通知单》后，人事档案管理人员方能转递人事档案；人事档案应通过机要交通渠道传递，不准邮寄或交本人自带。若外单位派专人来提取，还必须按对方人事或组织部门出具的《提取（查阅）干部档案介绍信》及本人的工作证或介绍信给予办理。若本人要求派人取送档案，一般应由人事档案管理人员取送；特殊情况下需派其他人员取送档案，取送档案人员必须是中共党员，并由组织或人事部门领导在《发送干部（工人）档案通知单》上签字盖章，其档案必须送达《通知单》上指定的单位，若转递不一致由组织人事部门负责。
第二十二条 在转递人事档案时，本人或委托人必须到人事处档案室办理有关事宜；有关部门应及时按对方单位调档通知或调档函上所要求的有关材料，集中收齐随《发送干部（工人）档案通知单》交人事处，由人事处统—转递；若某人档案已经转递，以后不再接收此人的任何人事档案材料。
第二十三条 学院教职工因辞职、退职、自动离职或被学院解除合同、终止合同、除名、开除等，在未收到转来的转递档案通知单前，其档案仍由学院人事处保管，但要从处理决定下达之日算起，按有关部门的收费规定收取档案保管费。
第二十四条 未尽事宜，一般问题需经有关领导与经办人员协商，以书面材料为依据；重大问题需经分管院领导批准方可办理。
第六章 附 则
第二十五条 本办法由无锡商业职业技术学院档案管理工作委员会负责解释。
第二十六条 本办法自公布之日起施行。
附件一 ：
人事档案材料收集归档范围
1、教职工调配、任免、考察考核等工作中形成的各种登记表（如教职工履历表、登记表），任免审批表（包括上报的考察材料），鉴定、民主评议和组织考核形成的综合材料，离退休审批表，军队转业干部审批表等。
2、国民教育、成人教育和干部培训工作中形成的学生（学员）登记表、学习成绩登记表、毕业登记表，授予学位的材料，学历证明书，学习鉴定材料。
3、录用和聘用工作中形成的录用和聘用审批表，政审材料，续聘审批表，退职材料。
4、出国出境人员审批表，登记表及在国外表现情况的鉴定材料。
5、党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会以及民主党派代表会的代表登记表和委员的简历表、政绩材料。
6、办理工资、待遇工作中形成的审批表和解决待遇问题的审批材料。
7、评聘专业技术职务（职称）工作中形成的专业技术人员任职资格申报表，专业技术考绩材料以及聘任专业技术职务的审批表。
8、教职工更改姓名、民族、年龄、入党入团时间，参加工作时间等过程中形成的个人申请表，组织审查报告，上级批复以及所依据的证明材料。
9、党团组织建设中形成入党志愿书和转正申请书、自传、政审材料、党员登记表、不予登记的决定、组织审批意见所依据的材料；民主评议党员工作中形成的组织意见；民主评议党员登记表；优秀党员事迹及审批材料；认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和审批材料；退党材料；取消预备党员资格的组织意见。入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料。加入民主党派的材料。
10、干部审查工作中形成的调查报告、结论、上级批复、个人对结论的意见、检查交待、旁证材料、甄别、复查结论、调查报告、批复及有关的主要依据材料。
11、表彰奖励活动中形成的各种先进人物登记表、审批表、先进模范事迹。
12、各种处分决定、调查报告、上级批复、本人交待及旁证材料、刑事判决书。
13、体格检查中确诊有残疾的体检表及工伤致残等级的材料。
14、办理丧事活动中形成的悼词、讣告；非正常死亡的调查报告。
15、其他可供组织参考有保存价值的材料。
附件二：
干部人事档案查阅制度
为了进一步加强人事档案的管理，保证人事档案的安全，更好地发挥人事档案作用，根据中央组织部《干部档案工作条例》和省委组织部有关文件精神，结合我院干部人事档案工作的实际，制定以下制度。
一、人事档案查阅范围
1、凡涉及入党、入团、出国、任免、考察、审查、调动、离退休、组织处理、福利待遇、治丧等，需要了解情况时，可查阅人事档案。
2、因编写党史、校史、地方志等各种史志，需要了解当事人的经历和社会实践情况，而当事人因病重不能口述、书写或死亡的，可查阅档案中履历和自传材料。
3、国家有关部门因侦查、审理和公证，必须通过人事档案取得旁证材料的，可查阅档案中的有关材料。
4、其他一些特殊情况。
二、查阅人事档案必须严格履行查阅手续。学院内部门和个人因特殊需要查阅应由专门指定人员或本人持有本部门负责人签字的人事档案查阅书面申请，到人事处档案室查阅，并认真填写《查阅人事档案审批表》，经人事处领导审批后方可通过人事档案管理工作人员查阅和复印相关材料。外单位来查阅人事档案的，必须持有手续完备的《查阅人事档案审批表》和本人证件，通过人事档案管理工作人员查阅和复印相关材料，不得仅凭调查证明材料介绍信或行政介绍信查阅档案。
三、档案管理人员应认真审核《查阅人事档案审批表》，不符合要求的，可不予提供档案查阅。
四、未经同意，不得摘抄档案内容。只批准查阅利用档案有关部分内容的，不得翻阅利用全部档案。
五、查阅档案时，应在指定地点阅档，不得将人事档案拿出人事档案室。要注意爱护档案材料，严禁涂改、圈划、折叠、拆散、抽取、撤换档案材料，严禁在档案材料附近吸烟，喝水，以免损坏、污染人事档案材料。
六、一般情况下任何人不得查阅本人及其亲属的档案。报考研究生人员需查阅本人成绩档案的，应由所在部门派指定人员到人事档案室办理。
七、档案一般不外借，因学院组织人事工作人员办理业务需要，须经人事处领导审核批准后方可借出，档案借出时间最长不超过7天，用后应及时归还，如需继续使用，应重新办理借出手续；外单位因特殊情况需借出，须经分管人事档案的院领导审核批准后，方可按组织程序外借。
八、查阅单位或个人，不得扣留档案材料，不得擅自拍摄、复制档案内容。因工作需要确需从档案中取证的，须经人事处领导审核批准后，方可拍摄、复制。
九、任何人不得泄漏或向外公布档案内容。违者将视情节轻重，予以批评教育直至行政处分。 |
