干部人事档案是个人经历和各方面素质情况的综合反映，是组织人事等有关部门记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现及实现等各方面内容的文件材料，是历史地、全面地、详细地个人资料。人事档案是知人用人的重要依据，是澄清个人有关问题的最佳信证，是人才开发的重要信息资源，也是历史研究的宝贵史料。
干部人事档案的内容一般主要包括履历材料；自传材料；鉴定、考核、考察材料；学历和职称材料；政治历史审查材料；参加党团组织的材料；奖励材料；处分材料；反映职务、职称、工资等方面的材料及其他可供组织参考的材料。
干部人事档案可分别建立正、副本。正本内容丰富，能全面反映员工的情况。副本根据工作需要建立，内容比较概括，是正本材料的重份或复制件，主要在领导干部档案中建立。一般干部人事档案只建正本。
整理干部人事档案时将履历材料归为第一类，包括历年来的履历表，简历表，登记表及属于个人经历的材料。各种履历表中的每项内容要填写完成，无需填写内容的项要写“无”，最后应有本人签名。例：如果此人是干部身份，且是1988年之前参加工作，他的档案中应包涵1988年版干部履历表，1999年版干部履历表。另外更改姓名的材料也放入这一类。
归为第二类的是自传及属于自传性质的材料。这一类材料并不是每个人的档案中都有。
归为第三类的是鉴定、考核、考察材料。包括以鉴定为主要内容的各类人员登记表，组织正式出具有鉴定性的干部表现情况材料，作为干部任免、调动依据的正式考察综合材料、考核登记表、干部考核和民主评议的综合材料以及后备干部登记表。这一项中内容最普遍的是年度考核表，年度考核表从参加工作第二年起每年都要填写，并且年度考核表中要有本单位盖章并填写考核意见，组织人事部门盖章并填写考核等次，最后由本人填写意见签名。
归为第四类的是学历和职称材料。学历材料包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表等。而且不论是第一学历还是后学历都应有相应的学员登记表、毕业生登记表、学习成绩单。职称材料包括每一等次的职称晋升材料及聘任材料，即专业技术职务任职资格申报表、专业技术职务职称评审表、专业技术职务考绩材料、聘任专业技术职务的审批表、套改和晋升专业技术职务（职称）审批表。
归为第五类的政治历史审查材料。包括审查干部政治历史情况的调查报告、审查结论、上级批复及本人对结论的意见、检查交待或说明情况的材料、出国政审材料、 更改干部的民族、年龄、国籍、入党、入团和参加工作时间等工作中形成的有关材料。
归为第六类的是参加党团组织的材料。团员材料包括入团申请书和入团志愿书及团员登记表；党员材料包括入党申请书、入党志愿书、预备党员转正申请书、家庭社会调查材料、党员登记表。如果本人是民主党派则应有加入民主党派的有关材料。
归为第七类的是奖励材料。包括科学技术、业务奖励材料，英雄模范先进事迹材料等。奖励应有奖励审批表、登记表或加盖单位公章的证书作为证明。
归为第八类的是处分材料；包括干部违反党纪、政纪、国法等材料，处分决定（免于处分的处理意见）查证核实报告，上级批复，本人对处分的意见和检查、交代材料； 通报批评材料；甄别、复查报告、决定，上级批复及本人意见；法院审判工作形成的判决书、离婚材料等。
归为第九类的是反映职务、职称、工资等方面的材料。有录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退(离)休、退职材料及各种代表会代表登记等材料。这一类材料中特别指出的是工资材料要完整，并前后保持连续即工资表中的档次和工资额有连贯性。如：某人的这一张工资表中的调整前档次是4档，工资额是398，调整后的档次是5，工资额是420，下一张工资表中调整前的档次一定是5，工资额一定是420，否则这一人的工资表就没有连贯性。工资材料是干部人事档案中每个人都不可缺少的一种材料，
归为第十类的是其他可供组织上参考的材料。如个人写的思想、工作、学习总结、检查等。
整理干部人事档案，首先要根据这十类的特点认真鉴别分类，然后看每一类型的材料是否完整，并按时间先后顺序排好，分别标上类号页号，其次是写清卷内目录，最后把整理好的干部人事档案装订成册放入人事档案盒。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精练、实用的要求。 |
