为加强文书、档案管理工作，充分发挥档案的作用，更好地为我局的各项工作服务，使我局的文秘工作逐步走向制度化和规范化，特制定如下制度：

    一、专职档案员的工作职责

    （一）、局办公室设专职档案员管理全局档案，并对基层单位、机关各科室的档案进行业务指导。

    （二）、负责所管档案的收集、整理、分类、归档等工作。

    （三）、自觉遵守档案工作的各项制度。

    二、兼职档案员工作职责

    （一）、负责本部门档案的收集、整理、分类、归档等工作。

    （二）、负责做好本部门文件材料的日常保管。

    （三）、向局档案室移交档案，并编制档案案卷、移交目录一式2份。

     三、文件的形成

    （一）、凡以局名义发出的各种文件为局文件。办公室主任要对局文件审查把关，经有领导签发、办公室主任审批后方可打印。

    （二）、凡以科室名义发出的文件，科长要对文件审定，需打印时要经主管局长批准后方可打印。

    （三）、局文件的正本和底稿由办公室存档，科室文件的正本和底稿由科室积存。

    （四）、需要复印的文件，应由局办公室主任批准后方可复印。

    四、文件打印

    （一）、打字员收到批准的文稿按先后、急缓顺序打印，未经批准的文稿不得打印。

    （二）、文件打印结尾注明报、抄、发对象，然后交起草部门校对，校对后签注校对人姓名，由打字员打印于文尾，未经校对的文件不得印发。

    （三）、打字员要保守文件秘密，不得让无关人员翻阅底稿和打印的文件、表格等材料。

    五、印章的保管和使用

    （一）、印章必须由专人保管，非经领导批准，不能擅自委托他人代管。局印章由办公室专人代管，凡需用章时，应经主管领导批准，并在登记本上签字后方可使用。各科室印章必须由专人保管。

    （二）、印章使用必须履行登记手续，未履行登记手续擅自使用印章的，一经发现，首先追究保管人的责任，同时追究使用者的责任。

    （三）、不准在空白的信纸、介绍信、证件上加盖公章。特殊情况需经局主管领导和办公室主任签字方可用印。

    （四）、各科、室行文（含上报、下发）需要局印章时，必须履行登记手续后可用印行文。

    六、收发文件

    （一）、本局收到文件要由机要员收取、拆封，任何无关人员不得随意拆阅文件。

    （二）、严格收发文的校对，登记制度。来文后认真清点份数、编号，核对无误后签收。

    （三）、登记后的文件送办公室主任签注处理意见，送局领导及有关科室，经领导批示后，及时送有关人员或科室。

    （四）、文件收回后，按不同类别存入专设的卷夹内。对机要文件要严格管理，跟踪监督。

    （五）、参加上级单位会议带回的正式文件，应及时交局档案室登记。如因工作需要暂留使用的，可在登记后办理借阅手续。

    七、文件的分类装订、归档保管

    （一）、局文件应按月清查核对，次年上半年将核对后的文件，按照分类方案装订成册，按不同的保管期限、系统排列，以阿拉伯数字混年编大流水顺序号，并编制案卷目录。

    （二）、科室的业务档案，按要求装订成册，在规定的时间内移交局档案室统一保管，移交时填写移交目录。

    （三）、科室文件也要按照上述办法装订并移交局档案室。

    八、档案借阅

    （一）、档案归档后，如需借阅，可办理借阅手续。

    （二）、借阅档案应妥善保管，如需抄录或复印需经领导批准。