机关文书档案分类组卷是否科学、合理是体现机关档案工作人员业务水平的重要标志。文书档案分类虽然既有原则，又有要求，但操作起来由于涉及的专业知识面广，内容复杂，真正做到科学、合理地分类组卷并不容易。文书档案分类组卷对初学者来说的确是件麻烦事，面对一大堆文书材料，犹如“老虎吃天--无处下口”。但细分析起来，文书档案的分类组卷并非无规律可循，只要掌握了文书档案分类组卷的基本规律，灵活运用分类组卷过程中的各个环节,在开展文书档案分类组卷时也会像探囊取物、盘中夹菜一样轻松，不仅速度快、而且质量高。下面介绍一种适用于机关文书档案立卷的简便方法，其特点是简便易学，通俗易懂，即便是初学者也能很快进入角色，操作自如。
    一、文件材料收集全。机关文书档案主要是由上级文件材料（直属上级行政机关、上级业务部门）和机关本身形成的有关材料（含下级报送的有关材料）两大部分组成。在分类组卷前，文档人员要采取有效措施和手段，将归档范围内的文件收集齐全，并对照收发文登记簿认真核对，严禁遗漏或丢失。
    二、年度级别细分辨。首先将收集起来的文件材料按年度分开，并认真检查所分的年代是否准确。然后再按上级文件材料（如省、市等上级业务部门）及本机关的文件材料（包括下级报送的有关材料）区分清楚，单独存放。同时清除不归档文件材料，如重份文件材料、多次修改的草稿及无价值的材料等。材料归档或不归档，要严格按照国家档案局[1987]27号文件《机关文件材料归档和不归档的范围》执行，切不可随意行事。
    三、暂不分类先组卷。文件材料收集齐全、年度级别分清之后，先不要急于考虑文件材料的分类，这是因为此文件材料很有规律，且年年基本相同。如会议记录、工作总结、工作计划、统计年报、专题会议材料等，这些材料不仅独立性强，而且基本可以单独成卷，故先将这些材料按保管期限组成案卷，拟写出案卷标题后放置一边。这样做不仅使一些有规律的档案材料得以按规范立卷，而且大大减少了文件材料的数量，因而在下一步文件材料的分类组卷过程中更加清晰简明。
    四、分类大纲是关键。通过上述组卷之后，余下的材料要严格按照机关制定的分类大纲进行分类。如何正确地理解和掌握“分类大纲”是做好文件材料分类工作的关键，这是因为“分类大纲”是根据本机关工作的性质和职能范围等为依据制定的。因此，在分类过程中，要认真分析每一份文件材料的类别，使其严格按照“分类大纲”的要求“对号入座”组卷时，注意同一大类的文件材料可以合并组卷，不同大类的文件不能合并组卷。在实际工作中由于机关性质的变化和业务范围的增减，常常有些文件材料找不到“位了”。这就需要对归档材料进行认真地分析研究，根据实际情况，修订“分类大纲”，使其更加科学。
    五、组卷之时定期限。准确区分类别之后，首先对每一类别的文件材料划分保管期限。准确地划分保管期限是立卷归档工作的重要环节之一，如果期限划分不准确，就会鱼龙混杂，影响档案的内在质量，甚至造成不可弥补的损失。因此，在开展这项工作时要严肃认真，谨慎对待，切忌不加分析，随意从事。做到准确地划分保管期限，其关键就是牢记国家档案局制定的《文书档案保管期限表》，只要把《文书档案保管期限表》理解深、分析透，且牢记在心，并能举一反三，划分保管期限就既准确，又符合标准。也有少数文件材料不容易划分保管期限，往往出现左看是永久，右看是长期的现象。遇到这种情况，需在认真分析的基础上本着就高不就低的原则进行处理。保管期限划分之后，便可按类别组成案卷，拟写出案卷标题。
    六、特殊情况记心间。在文书档案分类、组卷过程中，除上必须引起注意的问题之外，还要对一些特殊的问题引起重视。一是年代区分要注意同年度与针对年度。如1996年度的工作总结，一般行文时间是在1997年度的2月至3月份，那么这份文件就应该放在1996年度立卷，因为这份文件反映的情况是1996年发生的，则按针对的年度来处理。二是要注意上下级分别组卷。一般情况在分类组卷时，上级文件和下级文件要分开来组卷，但在特殊情况下，上级 和下级必须合并组卷如上级对下级的批复，上级对本机关及人员的任免、表彰、下级机关的请示等。凡是针对本机关工作或工作人员的文件材料要同本机关的文件材料合并组卷。