一、文件材料归档制度

1、按照河北省档案局《河北省省直机关归档文件整理办法实施细则》和河北省环保局《文书档案管理制度》、《文件材料归档范围及保管期限》的规定，各队、党办设兼职档案员管理本单位当年的文书等各类档案，于次年3月底前将整理齐全的档案移交我局档案室（档案室设在监察一队）；档案室负责全局档案的管理、借阅、统计、销毁和兼职档案员的培训组织等工作；各队、办负责人为本单位档案管理第一责任人。

2、归档文件要收集齐全、完整，划分保管期限准确，按其自然形成规律，保持文件之间的历史联系性。

3、归档文件材料字迹清楚，卷面整洁，禁止用铝笔、圆珠笔书写，文件内不得夹有空白纸、传真纸，卷内文件之间不得有空号。

4、行文规范，红字头文件，要按发文稿纸的项目填写齐全，加盖发文单位印章。

5、去除金属物，一律用A4型纸张并在左边装订、装订要规范、整齐，不得有压字、缺页现象。

6、各队、党办移交档案的顺序号，用铅笔写在文件首页的左下角；文件的总页数用铅笔写在文件首页的右下角，文件页数要准确。

7、移交归档目录打印清楚、规范，与文件的顺序号要一致。

二、档案借阅制度

1、档案主要为省环保局机关及省环境执法监察局服务。如有关单位人员需查阅档案，应当持有介绍信，经主管局长批准后方可查阅。

2、查阅档案人员遵守保密制度，严禁泄露有关机密内容。

3、查阅档案要在档案室的阅览室查阅。

4、如遇特殊情况，需要将档案借出档案室，须经工作人员同意，填写“借阅登记表”，要严格限定借阅时间。

5、自觉保护档案的完整性，不得随意勾画，涂抹、拆卷等。

6、查阅档案后，应填写“档案利用效果登记表”，写明利用目的和利用效果。

7、查阅使用档案登记制度。

三、档案保密制度

1、档案管理人员要自觉遵守《保密守则》，宣传执行《档案法》。

2、档案库房要具备铁门、铁窗、铁皮柜。

3、本机关人员查阅带有密级的档案，须经监察一队队长、主管局长批准，外单位人员不得查阅带有密级的档案。

4、若发现丢失、泄密现象，及时向领导报告，严重的要按照相关法律法规追究相关责任人的法律责任。

5、加强节假日档案的安全保密工作，必要时贴封条。

四、档案室管理制度

1、保持室整洁，温度、湿度适宜，要有利于档案的长期存放。

2、要做到防盗、防火、防尘、防虫、防潮、防污染。

3、要布局合理、档案柜摆放整齐、方便查找利用。

4、内配备灭火器、去湿机、空调、吸尘器、温（湿）度计、防光窗帘、防虫药等。

5、非档案管理人员禁止进入档案室。

五、档案统计制度

1、建立档案机构、人员、设施登记薄。

2、建立档案接收、移交、销毁、库存情况登记薄。

3、建立档案借阅、利用效果登记薄。

4、按有关部门要求，向省环保局和上级环境监察机构报送年度档案统计表。

六、档案销毁制度

1、根据国家对档案保密、保管期限的有关规定，定期对我局的档案进行鉴定，准确地审定档案的销毁工作。

2、对推动保存价值的档案，要填写销毁清单，经主管局长审批签字后，由两人在指定地点监销，并在销毁清单上签字，将监销情况报告单位领导。

七、档案室职责

1、认真贯彻执行《档案法》及党和国家有关档案工作的方针政策，坚持原则，对各队、党办有保存价值的不同载体的文件材料的收集、整理和归档工作进行指导和监督。

2、负责我局档案的收集、保管、利用、鉴定、编目等工作，编制各种检索工具，为方便查找服务。

3、负责制定我局档案工作的规章制度，并督促、检查执行。

4、编写各种有实用价值的档案材料，做好档案利用工作。

5、对我局档案定期进行检查和鉴定。

6、负责对全省环境监察系统的档案监督指导、业务培训和年度统计报表等工作。

八、档案员职责

1、档案室档案员职责

（1）认真学习执行档案工作法律、法规、政策，积极参加省档案局和省环保局组织的档案业务培训，努力学习档案工作专业知识，不断提高档案管理水平。

（2）有高度的事业心和责任感。热爱档案工作，争创一流业绩，做到收集用心，整理细心，管理精心，提供热心。最大限度地提高档案的查全率。

（3）严格档案管理制度，维护档案的完整和安全，采取多种管理措施，以延长档案的使用寿命。

（4）积极探索，大胆创新。经常向领导汇报档案工作情况，提出合理化建议，不断提高档案工作的服务能力。

2、各队、党办兼职档案员职责

（1）有高度的责任心，热爱档案工作，努力学习有关知识，熟悉本单位的业务、职责范围。

（2）负责收集保管本单位形成的各种文件材料和上下级、省直有关部门的来往文件。

（3）对本单位工作中形成的文件材料，按照其自然形成规律、历史联系，收集齐全，分类整理归档，并保持卷面干净、装订整齐。

（4）每年3月底前将本单位整理好的文件材料移交档案室，附移交目录和移交目录电子版，并填写移交清单。