一、档案的定义
《档案法》中“档案”的定义：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
简而言之：档案是原始的历史记录。
档案与文件、资料的区别和联系：
1、文件是档案的前身，档案是由文件转化而来的，并非所有文件均会转化成档案，只有对国家和社会有保存价值的文件才会转化成档案；
2、档案是机构、组织及个人在自身活动中形成的，而资料则是由他人形成自己拿来作参考的，例如图书、上级下发与自己无关的文件等均可作资料。
二、档案的种类
不同的单位有不同的职能和工作内容，所形成的档案种类也千差万别。
一般村（居）委会常见的几种档案类型有：
文书档案（Ａ）、基建档案（Ｂ）、会计档案（Ｄ）、声像档案（Ｆ）、
婚姻档案（Ｇ）、土地管理档案（Ｈ）、户籍人口档案（Ｍ）、
实物档案（Ｊ）等。
另外，部分村（居）委会可能还有：
设备档案（Ｃ）、阶级成份登记档案（Ｋ）等档案类别。
新情况：1、会计由镇（区）政府统管，此后不再产生会计凭证和会计账簿，但每月财务公开的会计报表仍须归档；
2、婚姻登记也统一到市里和镇区的婚姻登记中心办理，各村（居）委会无须再出证明，此后不再产生婚姻档案。
在整理档案之前，必须对本村（居）委会形成的各种档案类别有所了解，并拟定本村（居）委会的《档案分类编号方案》（具体样式见后），然后在整理过程中逐步将其完善。
三、档案的来源：文件材料
文件转化为档案的条件：
1、已办理完毕（如会议记录本、户口登记册等必须用完后再归档）；
2、有保存价值。
四、档案的收集
文件材料收集工作是档案工作的起点，同时也是档案工作的基础；
文件材料收集不齐全，就会影响档案的完整、准确和系统，会使以后的档案整理工作以及档案作用的发挥大打折扣，因此一定要重视文件材料的收集工作。
收集文件材料时，具体可参照《中山市村民委员会（社区居民委员会）文件材料的归档范围和保管期限表》（具体内容见后）执行。
五、档案的整理：包括分类、立卷（组卷）、排列、编号、装盒、编目的全过程，其结果就是整理好的一本本的案卷和档案目录。
1、分类：将收集的文件材料按其不同性质和内容分门别类，区别开来。先分大类，再分属类（包括分年度），逐级细分下来，同时将不归档的文件材料筛选出来。
2、立卷：也叫组卷，就是将具有查考价值的文件根据它们在形成中的联系和规律组成案卷的过程。
案卷：是按照一定的原则和方法整理起来的，互相联系的若干文件的组合体，它是档案的基本保管单位。
立卷的意义：①保护文件；②便于查找利用；③为档案工作奠定基础。
立卷的原则：①保持文件之间的有机联系；②保存价值近似或相同；
③提倡多立小卷。
3、排列：包括对案卷内的文件进行排列和对案卷的排列。
4、编号：按一定的要求和方法对排列好的卷内文件和案卷进行编号。
5、装盒：将装订好的案卷装入档案盒并填写档案盒脊背上的相关项目。
6、编目：编制用于检索查找的档案目录的过程。
第二部分 文书档案的整理
一、明确归档和不归档的范围
（一）上级文件
一般不需归档，但如下三种文件必须归档：
1.方针政策性文件；
2.直接针对本单位的文件；
3.属本单位业务范围的规定、办法及其它有保存和查阅价值的文件。
（二）本级文件
一般均需要归档，但如下三种文件不应归档：
1.重份文件；2.废稿；3.事务性、临时文件。
（三）容易遗漏的应归档文件
1.会议文件；2.会议记录；3.不正式行文的规章制度、乡规民约；
4.各种统计表；5.由部门直接办理的文件；6.应归档的电子文件。
（四）容易多归档的不应归档文件
1.上级机关任免、奖惩非本单位人员的文件；
2.上级的征求意见稿；
3.上级普发供参阅、不需办理的文件；
4.无特殊保存价值的信封、一般的信访材料。
二、整理方法
（一）单件归档方法（前提条件：应用电子计算机辅助归档）
（二）立卷整理方法（村（居）委会一般均采用此归档方法）
1.立卷
①分年度：A正常年度，按文件的落款时间；
B针对性年度，如计划、总结等，放入其所针对的年度；
C跨年度，如跨年度的情况总结、会议记录等，放入其内容所针对的最后年度。
②分问题：可以按文件的内容、时间、作者和体裁等任何一种要素进行，将相同问题的文件归在一起，尽量做到问题单一。同一问题的文件太少不够组成一个案卷时，可将多个问题的文件合并一起组成一个案卷。
例如：将本村（居）委会一年中各部门和各项工作的计划和总结归在一起组成一卷，这是按内容和体裁来分；将镇（区）一年中下发的一般性文件归在一起组成一卷，这是按作者来分。
③分期限：永久、长期、短期
在按问题进行组卷时应结合考虑文件的保管期限，尽量将属于同样或相近保管期限的文件材料组合在一起立卷，同时尽量将短期与永久长期的文件分开来立卷。当一个案卷中的文件材料保管期限不尽相同时，按较长的期限来确定整个案卷的保管期限。
④拟写案卷题名
案卷题名的一般格式为：作者＋时间＋问题＋体裁，其中任何一部分如内容较多的话，不必全部列出，只须列出最主要的三、四个即可，要求做到名实相符，简练准确，结构完整。
例如：×××居委会2005年关于社区教育、精神文明建设、妇女工作、侨情调查等的登记表、调查表；内容较单一的案卷可进一步简化，如：×××居委会2005年各部门工作总结。
总而言之，组卷时一般先按年度分类，然后再在同一年度里按问题分类，按问题进行分类时要结合考虑保管期限，直至最后确定案卷。在分类组卷时应遵循“先易后难，先简后繁”的原则，即先将内容比较单一和系统成套的文件材料组好卷，然后再对那些内容较杂和零碎散乱的文件材料按问题结合保管期限进行组卷，少数情况特殊的文件材料可跨年度、跨问题组卷。
2.案卷的整理
①卷内文件排列：按时间、内容、作者、体裁或幅面大小等特征对同一案卷内的文件进行排列。
②编页码：每一个案卷均从第一页开始编流水页码，凡有内容的页面均需编页码，正面编于右上角，反面编于左上角，为避免与文件内容相混淆，提倡用打码机编制页码。
③填写卷内文件目录：按卷内文件的排列顺序逐份在卷内文件目录上进行登记。
④填写封面、备考表
⑤装订：去除钉书针、回形针等金属物，过大或过小的文件须进行折叠或托裱，案卷厚度以不超过一公分为宜。
3.案卷的排列
①按期限——年度，多年大流水号排列，如分为永久长期一条流水号（A12），短期一条流水号（A3），在每一条流水号中按年度顺序进行排列。
优点：严格区分了保管期限，有利于有价值档案的积累，方便编制目录；
缺点：不方便补充归档时插卷。
②按年度——期限，每年小流水号排列，如编为A0（表示永久、长期、短期合编），在每一个年度里按保管期限进行排列。
优点：每年所有档案全部排列在一起，便于查找利用，也利于补充插卷；
缺点：保管期限未严格区分，到时需重新鉴定，不方便编制目录。
村（居）委会一般采用第①种方法对案卷进行排列。
4.案卷的编号：全宗号+目录号+案卷号
例如：石岐区办事处的全宗号为151，其某一卷文书档案的编号为：
151 /A12.1/038
5.案卷装盒
按档案编号顺序将案卷装入档案盒中，并填写档案盒脊背项目。
不同目录号的案卷不可装入同一盒。
6.编制《档案目录》
《档案目录》包括以下三个部分：
①立卷说明
包括三部分内容：一是本单位基本情况，说明本单位的名称、性质、隶属关系、工作职能、年度工作概况；二是组织机构设置与变化情况，以及党政主要领导人任职及其变化情况；三是本年度文书立卷情况，说明立卷工作的组织情况，文件材料的完整程度，案卷数量，有何缺陷和问题等。
②案卷目录
③卷内文件目录
将三部分按顺序用档案目录夹装订起来，用于检索。
注：土地管理档案（Ｈ）和户籍人口档案（Ｍ）的整理方法与此相同，参照执行。 |
