文书档案管理

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    文书与档案是传递和储存企业行政、生产、营销等各种信息的主要手段，是机关行政的重要凭据。而文书档案真实记载的各类信息又为生产、营销工作的改进提供了理论和资料。文书是档案形式的源泉和基础，档案则是文书在一定条件下的转化。文书档案管理已成为现代行政日常事务管理的重要工作任务。

    1．文书管理

    文书管理就是指企业各部、室、中心之间或企业(含事业部、业务执行部门)与外界来往的文书自收(发)文到归档全部过程的办理与控制。文书管理的最终目的在于提高文书处理的效率。

    (1) 文书管理的目标

    文书管理应制定相关的目标，以作为衡量的标准。同时，文书管理体系必须为各个部门提供相应的服务。

    ① 不管何时何地，只要公司需要，就尽可能提供准确、及时的信息。

    ② 维持一个能保证企业信息开发、存贮、检索、留存和处置的有效系统。

    ③ 保证企业的信息符合要求，进行有关文件、设备与程序的管理，制定标准和定期评价方法。

    ④ 有效地控制和处理公司文书，帮助公司对其职员进行教育。

    下表为文书管理的具体目标

    文书形成目标

    文书存贮目标

    文书检贮目标

    文书保管目标

    文书处置目标

    1．从现有的案卷中清除掉不需要的文书

    1．制定文书存贮的分类和编码系统

    1．迅速查阅需求的信息

    1．提出文件保管期限的分类系统

    1．建立一个非现行文书中心(或者把文书存放在商品化的中心)

    2．控制文书的形成

    2．挑选合适的存贮设备和用品

    2．发展高效率的文书借出程序

    2．对部门进行调查以决定要保存文书的类型和数量

    2．在可能的情况下把文书摄成缩微品形式

    3．设计能高效率地利用的文书

    3．提出并保证案卷存贮和保护的良好控制程序

    3．控制文书归还到案卷中

    3．制定保管期限表

    3．把现行文书中失去时效的文书移交给非现行文书存贮区

    4．把成本标准和控制应用在文书形成过程中

    4．选拔和培训案卷管理人员

    4．定期清理非现行文书的案卷

    4．提出非现行文书存贮和文书销毁的控制程序

    (2) 文书管理的体系

    文书管理是对文书从产生到废除或归档的一连串过程，按一定的标准进行的管理。文书的流转过程和文书管理体系，文书管理是行政管理中几种信息服务的职能之一，这种职能应该和其他相关的服务一起表现在组织图上。

    在这样一种环境中，行政办公室主任处在副总经理的位置上，他对数据处理、行政系统、文书管理和办公室服务等主要的信息职能拥有管理权。在这种情况下，文书管理不仅要实现前面所说的文书管理方案的目标，同时还要管理其他的技术服务。人事主任可能被要求去处理服务活动，如系统分析和数据处理。

    而在另一个公司，办公室主任可能处理人事选拔、安置、培训、文书和报表控制以及一般办公室管理职能，系统和数据处理服务可能是另一个职责。最重要的是，相关的工作应该分组负责，并且根据能力、兴趣和受训情况，分配给最有资格承担这项任务的人员。

    文书管理中的另一个重要内容，是为本部门配备有能力的人员。一旦人员选拔出来了，这些工作人员应该有效地利用现有的空间，同时根据目标配备相应的办公设备。

    (3)文书的收发管理

    ① 收文处理。

    收文处理一般包括登记、分发、拟订、批办、催办、归档等程序。重点注意应以下几点：

    ·上级发来的文件及所有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件，均由文秘人员统一签收、开拆、登记、传阅、分发，并按不同类别进行分类处理，其中内容重要的急件及时呈领导批阅，如领导出差，立即送办公室主任处理。

    · 承办人应根据文件规定的传阅范围或领导批示，安排传阅或办理。领导人之间不宜直接横向传递，以免积压或传失。

    · 凡需要办理的公文，应先送办公室主任签批意见，再分送给有关部门办理或送领导批示后办理。办公室主任在签批公文时，认为无需送领导批阅的一般性公文，可根据公文内容和性质直接批有关部门阅办。

    ·加强公文检查催办工作。文秘人员对有领导批示的公文及本企业发出的文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。企业各部门、各分厂对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时检查反馈。

    ② 发文处理。

    发文处理一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、封发、归档等程序，在处理过程中应注意以下事项：

    拟稿。

    文书拟稿是一项决策性、业务性很强的工作，具体而言，即是要做到以下几点：

    ·准确实际，即如实反映情况，引用事实、数字、人名、地名一定要核实无误。

    ·生动及时，即文书内容表达要生动，拟稿讲究时效。

    ·简练明了，即要求用简明扼要的语言表达意图，且在字句上锤炼，符合文章规范化要求。

    ·符合规定的体式，即选择恰当的文种和符合所选文种统一规定的体式。

    ·拟稿时还应注意一定的行文关系。企业文书行文关系有三种：下行文(企业上级领导层对所属下级部门行文)、上行文(企业内或企业向所属上级领导层行文)、平行文(企业内同级职能部门、各分厂问、分厂内同级部门或企业之间行文)。

    审核。

    文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后送办公室核稿。审核，重点包括是否需要行文，是否符合国家方针、政策，提出的要求、措施是否明确具体、切实可行，处理程序是否完备，行文关系与体式是否符合规定等。

    签发。

    企业行政文件由分管的副职领导签署意见后，由厂长(总经理)签发。签发后，

    由文秘室负责打印、盖章、装订、登记、分发。公文办理完毕后，应及时归档，个人不得私自留存。

    ③ 文书管理中注意事项。企业文书是为完成企业组织目标而服务的，文书管理中应注意以下几点：

    各部门要有专人负责文书的处理工作，建立严格管理制度，加强对相关人员的保密纪律教育。文书传递过程中必须办理登记、签收、注销等手续，并按照收(发)文簿检查归档，以防流失。

    各部门工作中形成的文书，包括文件、会议记录、相关照片、图表、录音(像)带等有保存价值的资料，都必须由承办人收集齐全，分类整理，在有关人员核对整理后及时归档，各部门、经办人不得私自留存。

    没有存档价值和没有存档必要的公文，经档案室鉴定，登记后销毁。

    文书管理做到简便，即简化审批程序，减少传递环节，缩短文件流程。

    2．档案管理

    档案是企业内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值、归档集中保存起来的文件材料。它包括收(发)文件、电报、会议文件、内部文件、电话记录、会议记录、企业有关的图表、簿册、照片、录音、录像以及企业成员的个人资料等。档案管理就是对档案的收集、整理、鉴定、保密、利用这一系列程序的管理。

    (1)档案收集

    档案收集过程中要做到按自然规律办事，保持档案的历史联系并对档案进行分门别类，便于保存和查找。在收集档案时应注意确定归档范围、归档时间、归档要求，完善交接手续。关于声像档案的收集，因为声像档案本身具有的特性，应更注重时效。

    档案的收集主要是企业办公室的工作，但为防止档案流失的可能性，仍应坚持部门收集。各部门应指定专(兼)职文秘人员负责收集本部门的文件材料、声像材料。

    (2)档案整理

    档案管理者对收集起来的档案应分门别类加以整理，使之系统化，便于查找，做好档案整理工作。它包括以下几项：区分全宗工作(所谓全宗就是企业在一定时期内形成的全部档案。一般而言，一个企业就是一个全宗)；案卷分类(将全宗内档案按来源、产生时间和内容等原则进行分类。这项工作可以揭示档案的内在联系，构成一个有机整体)；案卷编立和排列(编立包括立卷、卷内文件的整理、案卷的装订和案卷封面的编目等。排列就是按一定的顺序使案卷呈现出内在的联系)；编制案卷目录(借此可以固定全宗内档案的分类体系和案卷的排列顺序，以便随时查找)。

    (3)档案鉴定和保管

    随着档案数量增多，有些档案失去保存价值，档案鉴定工作就是对档案进行审查鉴别，管理人员提出取舍意见后，必须报请有关领导人员批准，按照有关规定处理。同时还需要运用科学技术手段，对档案采取保护措施，进行系统管理，以延长档案寿命。

    (4)档案利用

    档案是企业进行调查研究，改进工作的依据，是开展产品、策略研究的重要资料。为了更好地开发档案的信息资源，就需要通过各种方式介绍和提供档案信息。